a. Thư hẹn gặp và thư thông báo nhận
Thư ký hành chính có thể soạn thư yêu cầu một cuộc hẹn cho
sếp hoặc thông báo nhận được những lá thư gửi tới. Trong thư, ghi
rõ lý do cho cuộc gặp, thời gian, địa điểm gặp và yêu cầu xác nhận.
Đối với thư thông báo nhận, nếu là thư đề nghị cuộc gặp thì
trao đổi với sếp để xác nhận cuộc hẹn. Nếu sếp bận vào thời gian
được yêu cầu thì hãy đề nghị một thời gian khác và yêu cầu xác
nhận.
Đối với những thư về nội dung khác nhưng sếp chưa trả lời
được, có thể viết thư để xác nhận đã nhận được và hẹn sẽ có trả lời
vào thời gian mà sếp đã đồng ý; nếu chưa biết về thời gian cụ
thể, hãy viết rằng sẽ hồi đáp trong thời gian sớm nhất.
b. Đặt chỗ
Trong thư viết cho khách sạn để đặt chỗ trước, bạn hãy cung cấp
đủ thông tin về phòng muốn đặt: kiểu phòng, loại phòng, những
yêu cầu đặc biệt (về tầm nhìn, sự yên tĩnh,…); tên của người lưu
trú; ngày giờ nhận/trả phòng. Đừng quên yêu cầu việc xác nhận
bằng văn bản.
Đối với việc đặt vé máy bay, tàu xe, hãy giữ một mối quan hệ
thân thiết với một đại lý vé máy bay hoặc du lịch, để khi cần thì có
thể yêu cầu họ đặt chỗ mà không cần thư. Tuy nhiên, để tránh
những sai sót có thể xảy ra, hãy cố gắng giữ thông tin liên lạc bằng
văn bản hoặc qua thư điện tử để xác nhận sự trao đổi của bạn.
c. Thư tiếp theo thư trước
Trong một số văn phòng, thư ký hành chính sử dụng một hồ sơ
liên tục để kiểm tra những hồi đáp bị hoãn sau một quãng thời gian
