17
THƯ KÝ HÀNH CHÍNH VIẾT THƯ
1. Lập kết hoạch viết thư
Để tránh dài dòng bạn nên tập trung vào những ý tưởng chính, sử
dụng từ ngữ rõ ràng, thuyết phục người đọc, và lên kế hoạch viết
thư trước khi bắt đầu.
Trước hết, phải trả lời các câu hỏi: Lá thư này được viết nhằm
mục đích gì? Cho ai? Đây là thư đưa thông tin hay yêu cầu thông
tin? Hay yêu cầu hành động? Ngoài những phần trình bày trong
thư, còn có dữ liệu nào bên ngoài không?
Nguyên tắc trong phần này là xác định chủ đề thư. Xuất phát
từ mục đích viết thư để xác định chủ đề. Nếu có quá nhiều mục
đích, hãy chia thành các thư khác nhau, mỗi thư chỉ chứa từ một tới
hai chủ đề, để tránh phân tán nội dung cũng như gặp rắc rối trong
trình bày.
2. Chọn giấy
Việc chọn giấy rất quan trọng trong liên lạc bằng văn bản.
Giấy và bì thư có rất nhiều kích cỡ, màu sắc và chất lượng.
Bạn có thể sử dụng giấy trắng thường, không có phần in đầu
giấy về thông tin công ty. Đối với loại này, nên chọn loại giấy tốt
nhất về độ dày, độ trắng. Nếu sử dụng giấy đã in sẵn phần
đầu (letter head) chuyên dùng để viết thư thì bạn hãy chuẩn bị sẵn
một mẫu thư phù hợp với loại giấy này.
3. Bì thư
