Khả năng làm việc độc lập. Giám đốc thường xuyên bận rộn
và đi công tác thường xuyên và thư ký hành chính là người phải
giải quyết thay sếp những vấn đề cần kíp. Đôi khi, họ có thể
thay mặt giám đốc để giao dịch, thương thảo với các đối tác. Do
vậy, ý thức lao động tự giác, tinh thần trách nhiệm và khả năng
quyết định là những kỹ năng hết sức cần thiết.
Khả năng quản lý và sử dụng thời gian hiệu quả. Giám đốc
là người luôn bận rộn, do vậy, những công việc như chuẩn bị các
cuộc họp (lên chương trình, soạn tài liệu, lập biên bản ...), chuẩn
bị các chuyến đi công tác (lên hành trình, thu xếp các cuộc gặp,
nơi ăn ở...) phải được thư ký hành chính đảm nhiệm tốt. Ở đây,
thư ký hành chính phải thể hiện được khả năng quản lý và sử dụng
thời gian hợp lý, hiệu quả.
Khả năng giao tiếp và xây dựng quan hệ. Thư ký hành
chính còn là người phân phối thông tin và truyền đạt công việc
từ cấp trên đến các bộ phận, do đó, bạn cần có năng lực xây
dựng quan hệ, phối hợp tốt với mọi cấp với cấp trên, với cấp
dưới, với khách hàng và đối tác đến giao dịch tại doanh nghiệp.
Đi kèm đó là tính tình vui vẻ hòa nhã, khôi hài đúng lúc trong
giao tiếp, ứng xử.
Bên cạnh đó, người làm công việc của thư ký hành chính còn phải
có những phẩm chất cá nhân khác như: trung thực, có trí tiến
thủ, ham học hỏi. Vì tính chất công việc, thư ký hành chính là
người được tiếp xúc với nhiều thông tin cơ mật của doanh
nghiệp, nên thư ký hành chính phải là người đáng tin cậy, biết
giữ bí mật. Thư ký hành chính giỏi cũng là đối tượng cấp quản
lý nhắm đến khi đề bạt. Do vậy, để sẵn sàng cho những nấc
thang cao hơn trong tổ chức, thư ký hành chính cần không
ngừng rèn luyện để có được kiến thức sâu và đủ rộng về kinh
tế, thương mại, kế toán, tài chính, và pháp luật.
