Thông thường, nếu thư không dán tem, bưu điện sẽ tiến hành
kiểm tra cân nặng của thư bằng cân chuyên dụng (đồng hồ đo bưu
phí) và đóng dấu đã thu bưu phí lên thư.
Để việc gửi hàng loạt thư hiệu quả, bạn nên phân loại thư, tức là
tập hợp những lá thư gửi cùng một loại tài liệu, đem ra bưu điện để
nhân viên bưu điện đo bưu phí và đóng dấu thu bưu phí lên thư.
Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian, đồng thời còn đảm bảo các
thư đều được đóng dấu thu bưu phí và chuyển đến nơi an toàn.
Đừng quên lập sẵn một bảng kê các thư gửi đi để cùng kiểm đếm
với nhân viên bưu điện, yêu cầu họ ký xác nhận và ghi hóa đơn dịch
vụ để nộp lại công ty.
3. Bưu phẩm
Ngoài những lá thư được yêu cầu gửi bạn còn có thể phải gửi đi
những món quà, sản phẩm, tài liệu lớn. Để bưu phẩm đến nơi an
toàn, bạn phải đóng gói, chú ý đến những vấn đề sau:
· Dùng hộp uốn nếp: Những hộp này làm bằng bìa các tông,
có nhiều dạng như hộp vách đơn, vách đôi và ba vách.
Chọn loại hộp đủ lớn để sắp xếp đồ bên trong theo mọi hướng.
Điều này sẽ đảm bảo an toàn cho đồ gửi đi không bị thủng hay
biến dạng trong quá trình vận chuyển. Bạn có thể mua những hộp
kiểu này từ công ty vận chuyển hay cửa hàng đóng gói và chuyển thư.
Nhớ chọn hộp phù hợp với gói hàng gửi đi, để tránh bưu phí tăng
thêm vì hộp to và nặng quá. Nếu chiếc hộp cũ còn tốt và phù hợp
với trọng lượng, kích cỡ món hàng cần gửi thì bạn có thể sử dụng lại.
· Bảo vệ vật chứa bên trong. Tùy thuộc vào bưu phẩm cần gửi
mà đóng gói bằng nhựa hoặc giữ cho nguyên liệu gói không dính
vào hàng hóa bên trong. Có thể dùng giấy vụn (được xén trong máy
