4
DỊCH VỤ CHUYỂN THƯ VÀ BƯU
PHẨM
Thư từ là phương tiện liên lạc quan trọng giữa các công ty với nhau
cũng như với các khách hàng và đối tác trên thế giới. Thư ký hành
chính sẽ phải xử lý quy trình hàng ngày như phân loại thư, phân bổ
thư đến các phòng ban hoặc cá nhân, xử lý thư của sếp (chuyển cho
sếp hoặc đọc trước)…
Trong thời gian thực hiện các chiến lược kinh doanh hoặc chăm
sóc khách hàng, công ty bạn có thể phải gửi đến hàng nghìn lá thư,
chưa kể đến những quà tặng được gửi dưới dạng bưu phẩm khác. Để
tiết kiệm thời gian và tiền bạc mà vẫn gửi thư hiệu quả, người thư
ký hành chính cần có một chiến lược cụ thể.
Chiến lược đó có thể là việc nắm vững những quy định của bưu
điện để tận dụng lợi thế của dịch vụ gửi thư. Ngoài ra, còn phải tập
hợp được những địa chỉ nhà cung cấp dịch vụ chuyển thư, đáp ứng
yêu cầu nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm nhất.
Giai đoạn đầu tiên của gửi thư là soạn thư, chuẩn bị phong bì, ghi
địa chỉ,… được hướng dẫn cụ thể ở trong những chương tiếp theo của
cuốn sách này. Trong phần này, sẽ chỉ tập trung vào việc gửi thư đi
hiệu quả và an toàn nhất.
1. Ghi địa chỉ
Đối với các thư nội địa, địa chỉ phải ghi đầy đủ, bao gồm tên
người nhận hoặc tên công ty, phòng ban cụ thể nhận thư, số
