lưu lại các cuộc gọi đến với các thông tin chi tiết như: tên, số điện
thoại người gọi, mục đích của cuộc gọi và các tin nhắn nếu có.
Khi người gọi muốn để lại tin nhắn cho sếp hoặc cho đồng
nghiệp của bạn, nhớ ghi lại chính xác tin nhắn. Nếu bạn không
nghe rõ họ đang nói gì, đề nghị họ nhắc lại để ghi đúng. Nếu tên
người gọi khó ghi (như tên nước ngoài), yêu cầu họ đánh vần để
truyền đạt thông tin đến người nhận đầy đủ, chính xác nhất.
Ngoài tập giấy nhắc việc với những màu sắc khác nhau, bạn có
thể dùng một cuốn sổ ghi các tin nhắn để gần điện thoại. Có thể kẻ
thành bảng với các mục: tên người gọi/tổ chức/công ty gọi đến, ngày
tháng, số điện thoại của người gọi, nội dung tin nhắn, tên người
được gọi, cột cuối cùng là tên họ của bạn với tư cách là người nhận
tin nhắn. Điều này phản ánh tinh thần, trách nhiệm của bạn,
khẳng định được bản thân bạn trong mắt sếp và đồng nghiệp.
6. Lọc các cuộc gọi
Trong nhiều trường hợp bạn sẽ là người lọc các cuộc gọi đến, là
người quyết định xem có nên chuyển cuộc gọi cho sếp hay không.
Khi lọc các cuộc gọi, hãy thật lịch sự để không làm người gọi đến
cảm thấy khó chịu và giữ được hình ảnh của công ty cũng như sếp.
Hãy khéo léo đưa ra câu hỏi để khai thác thông tin từ người gọi,
nhằm đánh giá tính chất của cuộc gọi. Ví dụ, “Tôi có thể thông báo
cho ông A biết ai đang gọi không?”. Nếu người gọi từ chối cung
cấp thông tin, hãy giải thích rằng sếp của bạn không thể nhận điện
thoại mà không biết ai ở đầu dây.
Rất nhiều người gọi cho biết ngay câu hỏi của họ. Bạn cần hỏi
ý kiến sếp trước khi bỏ qua cuộc gọi hay chuyển máy ngay lập tức.
