việc của người được gọi, nhưng vẫn phải nói với người đó khi họ quay
trở lại.
3. Chuyển tiếp cuộc gọi
Nếu có thể giải quyết vấn đề thì không nên chuyển tiếp cuộc
gọi. Trong trường hợp buộc phải chuyển tiếp, bạn phải nói với người
gọi đến về người chịu trách nhiệm chính cho vấn đề đó và thông
báo việc chuyển máy. Ví dụ như: “Ông A. chịu trách nhiệm về vấn
đề này, chắc rằng ông ấy sẽ có giải đáp cho ông. Tôi sẽ chuyển
máy ngay”.
Nếu việc chuyển máy phải thực hiện qua tổng đài, nhớ cung cấp
đủ thông tin để người gọi không phải giới thiệu lại: “Có ông X. gặp
vấn đề về… Hãy nối máy tới ông A. để giải quyết”.
4. Xử lý các cuộc gọi của sếp
Khi trả lời điện thoại hộ sếp, bạn phát hiện ra, thư ký của người
gọi thực hiện cuộc gọi. Hãy trả lời lịch sự, sau đó, thông báo lại chi
tiết cho sếp của bạn; nếu ông ấy có thể nghe được thì nhớ cảm ơn
họ và chuyển máy. Không nên yêu cầu thư ký của người gọi chuyển
máy cho sếp của họ trong bất kỳ tình huống nào.
Khi thực hiện cuộc gọi cho sếp, bạn hãy cố gắng để thư ký của
người gọi chuyển máy cho sếp của họ trước khi bạn chuyển máy cho
sếp của mình. Nếu thư ký của họ không chịu chuyển máy, hãy giải
thích với sếp của bạn trước khi chuyển máy.
5. Nhận lời nhắn
Nếu công ty không có tổng đài điện thoại thì thư ký hành chính
sẽ là người nhận các cuộc gọi đến và thực hiện các cuộc gọi đi. Nên
