3
GIAO TIẾP QUA ĐIỆN THOẠI
1. Giao tiếp qua điện thoại
Thư ký hành chính phải có cách nói chuyện điện thoại cởi mở, thể
hiện sự nhã nhặn nhưng cũng rành mạch, rõ ràng. Người ở đầu dây
bên kia dù không nhìn thấy nhưng vẫn có thể đánh giá bạn, công ty
cũng như sếp bạn.
Khi điện thoại reo, hãy nhấc máy ngay, nếu bạn đang có việc
bận không thể nhấc máy ngay, khi trả lời nhớ xin lỗi và giải thích
tình cảnh của mình. Nên để một tập giấy nhớ và bút chì gần điện
thoại để ghi chép các thông tin. Đồng thời, có một cuốn sổ lưu lại
các cuộc gọi, để khi cần có thể kiểm tra lại thông tin. Nếu phải mất
thời gian để tìm kiếm những thông tin được hỏi, đề nghị với người
nghe bạn sẽ gọi lại sau. Nếu người gọi muốn giữ máy, thì giữ máy
trong tay chứ đừng đặt xuống bàn làm việc.
2. Nhận và chuyển cuộc gọi
Nếu không có tổng đài điện thoại, hãy nhắc tên công ty hoặc bộ
phận và tên của bạn khi trả lời cuộc gọi đến. Nếu công ty bạn có
tổng đài, thì khi được chuyển máy đến, bạn chỉ cần nhắc tên
mình.
Khi nghe điện thoại hộ đồng nghiệp, hãy nhắc tên của cả đồng
nghiệp và của bạn. Nếu người được gọi không có mặt tại nơi làm
việc, hoặc không thể trả lời ngay lập tức, đề nghị người nghe để lại
tin nhắn. Bạn có thể ghi tin nhắn vào giấy nhớ để trên bàn làm
