Nếu cuộc họp diễn ra ở một thành phố lớn, hãy tiến hành đặt
phòng ngay, vì những khách sạn ở thành phố thường được đặt kín
trước hàng tuần. Hãy nêu tên sếp, địa chỉ văn phòng hoặc địa chỉ
nhà riêng, số điện thoại và kiểu phòng yêu cầu; đồng thời, cũng
nêu tên bạn với danh nghĩa là người liên lạc để có xác nhận khi cần
thiết. Tốt nhất là yêu cầu xác nhận bằng văn bản (qua fax) hoặc
qua e-mail để có thể in ra cho sếp mang theo làm bằng chứng.
Những khách sạn lớn thường có dịch vụ đón khách bằng ô tô.
Nếu sếp cần những dịch vụ này thì hãy đặt cùng với việc đặt
phòng. Yêu cầu xác nhận về thông tin này cùng với việc đặt phòng
được gửi qua bưu điện hoặc fax hay e-mail cho bạn.
Hầu hết các khách sạn sẽ cho phép hủy bỏ đặt phòng mà không
lấy phí nếu hủy trước ngày dự định đến một khoảng thời gian.
Hãy hỏi khách sạn để biết thêm chi tiết, tránh thiệt hại có thể xảy
ra.
Nếu nơi đến là một thành phố chưa bao giờ sếp đến hoặc hội
nghị sếp tham dự không nhắc tới một khách sạn cụ thể nào, hãy
khảo sát trong danh bạ điện thoại, và gọi điện đến vài đại lý du lịch
có đầu mối tại đó để biết thêm thông tin.
3. Đặt vé máy bay
Hãy gọi đến phòng vé máy bay thân thiết nếu công ty đã có
mối quan hệ lâu dài hoặc phòng vé có uy tín để đặt vé.
Ngay sau khi xác định được hãng hàng không, hãy đặt chỗ ngay,
nêu rõ chỗ ngồi sếp ưa thích và đặt luôn cả xe đón nếu có. Cung
cấp cho người tiếp nhận những thông tin cần thiết và yêu cầu
họ gửi xác nhận đặt vé qua e-mail hay fax. Cũng hỏi rõ về việc
chuyển vé, họ sẽ mang tới tận nơi hay bạn phải đến lấy. Nếu họ
tới, hãy cho họ biết địa chỉ chính xác và số điện thoại của bạn để
