Đề nghị phải được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ mục đích,
vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của
HĐQT.
- Chủ tịch phải triệu tập họp HĐQT trong thời hạn mười lăm ngày,
kể từ ngày nhận được đề nghị quy định tại khoản 4 Điều này.
Trường hợp Chủ tịch không triệu tập họp HĐQT theo đề nghị thì
Chủ tịch phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với
công ty; người đề nghị có quyền thay thế HĐQT triệu tập họp
HĐQT.
- Chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập họp HĐQT phải gửi thông
báo mời họp chậm nhất năm ngày làm việc trước ngày họp nếu
Điều lệ công ty không có quy định khác. Thông báo mời họp phải
xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề
thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài
liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên. Thông
báo mời họp được gửi bằng bưu điện, fax, thư điện tử hoặc phương
tiện khác, nhưng phải bảo đảm đến được địa chỉ của từng thành viên
HĐQT được đăng ký tại công ty.
- Chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập phải gửi thông báo mời họp
và các tài liệu kèm theo đến các thành viên Ban kiểm soát và CEO
như đối với thành viên HĐQT.
- Thành viên Ban kiểm soát, CEO không phải là thành viên
HĐQT, có quyền dự các cuộc họp của HĐQT; có quyền thảo luận
nhưng không được biểu quyết.
- Cuộc họp HĐQT được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số
thành viên trở lên dự họp. Thành viên không trực tiếp dự họp có
quyền biểu quyết thông qua bỏ phiếu bằng văn bản. Phiếu biểu
quyết phải đựng trong phong bì kín và phải được chuyển đến Chủ
