- Các ý tưởng cần được chuẩn bị trước.
Chương trình cuộc họp của HĐQT phải tuân thủ các yêu cầu sau:
- Thông tin về cuộc họp phải được thông báo cho tất cả những
người có liên quan và các thành phần tham gia cuộc họp;
- Cuộc họp phải chỉ rõ (ghi lại rõ ràng) thời gian mở đầu và kết
thúc;
- Các chi tiết bắt buộc phải thông báo và ghi lại theo yêu cầu
của pháp luật là: địa điểm, thời gian, biên bản và nghị quyết (các
kết luận) của cuộc họp.
Một điều hết sức quan trọng và cần thiết là phải biết được
thành viên nào vắng mặt trong cuộc họp và lí do vắng mặt phải
được ghi lại trong biên bản cuộc họp (kể cả những người vắng mặt đã
hoặc chưa xin phép và trình bày lí do vắng mặt trước).
Cấu trúc của chương trình một cuộc họp HĐQT truyền thống
được mô phỏng như sau:
- Khai mạc/ tuyên bố lý do và giới thiệu các thành viên tham dự
- Thông qua Biên bản của cuộc họp lần trước
- Vấn đề cần bàn trong cuộc họp (có thể không nói đến các
báo cáo hoặc các mục của chương trình)
- Các báo cáo cần thông qua: Báo cáo tài chính, Báo cáo về nhân
sự…
- Các công việc khác
- Thông báo về cuộc họp lần sau, tuyên bố kết thúc cuộc họp.
