nhuận lớn của Mỹ đã đưa ra Chương trình nghị sự ngắn gọn với việc
chuẩn bị các chương trình cuộc họp trên 2 trang giấy với hai màu
khác nhau - một màu ghi rõ các quyết định cần đưa ra trong cuộc
họp; màu kia chỉ ghi các thông tin cần có, bao gồm các báo cáo mà
HĐQT cần biết và không dành thời gian để nói và bàn về các báo
cáo hoặc thông tin đó. Nếu một thành viên HĐQT muốn làm rõ
một vấn đề nào đó được ghi trong tờ chương trình ghi các thông tin
cần có thì có thể rung chuông để hỏi chủ tọa về vấn đề đó. Chủ
tọa sẽ giải thích và đưa ra các quyết định cuối cùng. Đây là một
cách rất hiệu quả để dành thời gian cho các quyết định chiến lược
trong các cuộc họp của HĐQT .
HĐQT sẽ sử dụng các cách thiết kế chương trình họp khác nhau
phù hợp với mục tiêu cuộc họp cũng như kinh nghiệm của các thành
viên tham dự cuộc họp. Chương trình họp để thông qua các quyết
định chiến lược của HĐQT chỉ dành cho các thành viên có nhiều
kinh nghiệm và họ hiểu rõ môi trường kinh doanh cũng như các báo
cáo kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngài Cadbury đề nghị rằng nghị trình cuộc họp HĐQT nên được
sắp xếp theo ba chủ đề sau:
- Thông tin về hoạt động của công ty (theo báo cáo của Ban giám
đốc về doanh số, lợi nhuận, thị phần và luân chuyển tiền mặt,
cũng như theo các kết quả thăm dò ý kiến nhân viên hoặc các nhóm
hữu quan khác).
- Các vấn đề cần có sự quyết định của HĐQT
- Những thảo luận quan trọng khác về những vấn đề cần có
giải pháp, hoặc những vấn đề mà CEO chờ sự hướng dẫn của HĐQT
.
