Theo Điều 113 LDN, các cuộc họp của Hội đồng quản trị phải
được ghi vào sổ biên bản. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có
thể cả bằng tiếng nước ngoài, có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhận
đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh;
b) Mục đích, chương trình và nội dung họp;
c) Thời gian, địa điểm họp;
d) Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được uỷ quyền dự
họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;
đ) Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;
e) Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo
trình tự diễn biến của cuộc họp;
g) Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán
thành, không tán thành và không có ý kiến;
h) Các quyết định đã được thông qua;
i) Họ, tên, chữ ký của tất cả thành viên hoặc đại diện theo uỷ
quyền dự họp.
Chủ tọa và thư ký phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và
chính xác của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị.
Biên bản họp Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp
phải được lưu giữ tại trụ chính của công ty. Biên bản lập bằng tiếng
Việt và tiếng nước ngoài có giá trị pháp lý ngang nhau.
Biên bản cuộc họp được xem như một bản thảo về các quyết
định của tất cả những thành phần tham gia họp cho đến khi nó
