thẩm phán đều phải đọc và nghiên cứu lại các biên bản cuộc họp của
HĐQT để xác định trách nhiệm của từng cá nhân.
Biên bản cuộc họp HĐQT nên:
- Ghi lại các thông tin quan trọng ( như đã nêu ở trên);
- Ghi lại các quyết định quan trọng và các lý do đưa ra quyết
định đó. Một người nào đó đọc biên bản trong tương lai có thể hoàn
toàn tin tưởng rằng HĐQT đã xem xét đến các lựa chọn khác nhau
và hoạt động theo cách phù hợp với những quy định và chuẩn mực
trong các nguyên tắc kinh doanh làm việc vì lợi ích tốt nhất của
doanh nghiệp).
- Cô đọng và súc tích;
- Thể hiện tính vô tư, trung thực, không thiên vị;
- Có thể trình bày một cách sáng tạo (Biên bản ghi lại các danh
mục những việc cần phải làm hay những điều phải thực hiện);
- Ghi rõ việc phân quyền đối với các ban trong HĐQT (ví dụ Ban
thanh tra) hoặc phân quyền cho CEO;
- Ghi lại các ý kiến góp ý của những ban trong HĐQT nhưng
không cần quá chi tiết (vì biên bản họp của các ban trong HĐQT có
thể được đính kèm như những thông tin bổ sung cho các tài liệu
chứng minh về hoạt động của HĐQT).
Các biên bản cuộc họp HĐQT có thể:
- Ghi lại những người rời khỏi cuộc họp hoặc những người ra khỏi
cuộc họp trong thời gian dài rồi quay lại (mặc dù điều này pháp luật
không yêu cầu);
