- Ghi lại các quan điểm bất đồng (trong cuộc họp dù một thành
viên nào đó của HĐQT có thể nói là không đồng tình với quyết định
đưa ra. Điều này cũng không loại bỏ được trách nhiệm của thành
viên đó với các quyết định tồi đưa ra trong cuộc họp vì quyết định
của HĐQT là quyết định tập thể)
Biên bản cuộc họp HĐQT không nên:
- Ghi chi tiết quá các ý kiến thảo luận
- Ghi lại từng từ được phát biểu trong thảo luận
- Viết với giọng văn buộc tội
5. Các ban trong HĐQT
Điều 15 Quyết định 12 gợi ý rằng tuỳ thuộc vào sự phê chuẩn
của các cổ đông tại Đại hội đồng cổ đông, HĐQT có thể xem xét
thành lập các ban để hỗ trợ hoạt động của HĐQT ví dụ như Ban Kiểm
toán nội bộ, Ban nhân sự, Ban lương thưởng... Trường hợp không
thành lập ban thì HĐQT phải cử người phụ trách riêng từng vấn đề.
Các thông lệ quản trị công ty tốt nhất gợi ý là các ban nói trên nên
bao gồm toàn bộ hoặc một phần lớn các thành viên độc lập.
Ở
các nước trên thế giới, trong các công ty lớn người ta thường lập
ra các ban trực thuộc HĐQT để thực hiện những vấn đề riêng biệt
trong hoạt động của công ty. Thông qua những hoạt động cụ thể và
năng động của các ban này, HĐQT hoạt động có hiệu quả hơn, đồng
thời có thể loại được các thành viên không phù hợp hoặc thành viên
đại diện cho thiểu số cổ đông khỏi các công việc quản lý quan trọng
của công ty. Trong luật về công ty hoặc trong những quy định nội bộ
của công ty đều quy định những nguyên tắc đặc biệt cho phép
HĐQT được quyền lập những ban như vậy. Việc chuyển giao các
chức năng quản lý cho các ban đến mức độ nào tùy thuộc từng nước
