tịch HĐQT chậm nhất một giờ trước giờ khai mạc. Phiếu biểu
quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự
họp. Quyết định của HĐQT được thông qua nếu được đa số thành
viên dự họp chấp thuận; trường hợp số phiếu ngang nhau thì
quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch HĐQT.
- Thành viên phải tham dự đầy đủ các cuộc họp của HĐQT.
Thành viên được uỷ quyền cho người khác dự họp nếu được đa số
thành viên HĐQT chấp thuận.
HĐQT thông qua quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy
ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ doanh nghiệp
quy định. Mỗi thành viên HĐQT có một phiếu biểu quyết.
Vai trò của HĐQT là vai trò tập thể (có nghĩa là cá nhân các thành
viên HĐQT không có quyền tác động vào quản lý với tư cách là cá
nhân), do đó, các cuộc họp của HĐQT là hết sức quan trọng. Nếu
HĐQT họp 4 lần trong một năm với tổng số thời gian là 4 giờ cho
mỗi cuộc họp thì có nghĩa là HĐQT chỉ dành ra tất cả là 16 giờ/năm
để bàn và quyết định về việc điều hành và giám sát doanh nghiệp.
Các thành viên của HĐQT có thể sử dụng nhiều hơn số thời gian đó
cho công việc của HĐQT nhưng thời gian chính thức để làm việc của
HĐQT có giới hạn. Chủ tịch HĐQT phải đưa ra được chương trình,
mục tiêu cuộc họp, điều hành cuộc họp để đạt được mục tiêu.
Để các cuộc họp HĐQT đạt hiệu quả, cần thiết phải:
- Biết cách sắp xếp chương trình cuộc họp và quản lý chương
trình đó.
- Bảo đảm là các thành viên HĐQT hiểu về mục đích của cuộc họp
- Chuẩn bị kỹ các tài liệu của cuộc họp đó
