Có lẽ một trong những thứ ảnh hưởng tồi tệ nhất đối với kế hoạch
công việc hàng ngày của bạn chính là những cuộc điện thoại đột
xuất, Email đột xuất hay một vị khách không mời đột xuất mà
không một “Danh sách các việc cần làm” nào có thể báo trước cho
bạn. Đó là lý do tại sao bạn nên dành một khoảng thời gian nhất
định trong ngày cho những sự việc phát sinh đột xuất. Dù khó tránh
khỏi những sự việc thế này, nhưng có nhiều cách có thể giúp bạn
làm giảm tác động tiêu cực của chúng tới ngày của bạn.
Nếu bạn nhận được những cú điện thoại và không có thời gian để
giải quyết chúng ngay lập tức, hãy giải thích với người gọi là hiện tại
bạn đang rất bận, nhưng bạn sẵn lòng thảo luận vấn đề và sẽ sắp
xếp một thời gian phù hợp hơn để nói chuyện với họ. Bằng cách
này, người gọi sẽ không có cảm giác bị coi thường và hiểu rằng bạn
sẽ nói chuyện với họ khi bạn không bị vướng bận bởi chuyện khác và
khi bạn đã có trong tay đầy đủ thông tin cần thiết để cuộc nói
chuyện đạt kết quả tốt nhất. Nếu bạn quá bận rộn, hãy yêu cầu
trợ lý riêng, thư ký hay lễ tân nhận các cuộc gọi đến và ghi lại chi
tiết các lời nhắn cho bạn, như thế bạn có thể sắp xếp thời gian
để gọi lại khi đã có được các thông tin cần thiết.
Nếu một vị khách bất ngờ tìm đến văn phòng bạn không đúng
lúc, một mẹo hữu ích cho bạn là hãy đứng dậy ngay lập tức và cứ đứng
như vậy; như thế người khách “không mời mà đến” kia sẽ không
thể ngồi xuống và chuyến viếng thăm sẽ sớm kết thúc. Hãy thử
xem, bạn sẽ thấy nó rất hiệu quả đấy! Sau đó, bạn có thể sắp
xếp một buổi gặp khác với họ vào thời gian và địa điểm thuận tiện
hơn cho bạn.
Đừng để những sự việc không mong muốn ảnh hưởng tiêu cực tới
khả năng thành công của bạn trong vị trí mới.
