LỰA CHỌN THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM HỌP
Nếu bạn muốn mọi người tham gia cuộc họp đầy đủ, bạn cần
đảm bảo ngày giờ cuộc họp được lựa chọn phù hợp với các đại biểu
quan trọng và địa điểm họp tại nơi thuận tiện cho việc di chuyển.
Nếu có thể, hãy trao đổi trước với các đại biểu về thời gian và địa
điểm họp để đảm bảo số lượng người tham dự tối đa. Mặc dù các
đại biểu còn có nhiều sự kiện quan trọng khác, nhưng bạn nên nói rõ
với họ về tầm quan trọng và mức độ cấp thiết của cuộc họp bạn
đề xuất, như thế các đại biểu có thể sắp xếp lại lịch trình cho các
sự kiện ít khẩn cấp hơn, nếu họ cần làm vậy.
Nếu cuộc họp chỉ diễn ra nội bộ và nhanh chóng, bạn có thể tổ
chức họp trong tòa nhà của công ty hoặc tại một địa điểm nào đó gần
đấy. Hoặc, với một số cuộc họp, có thể thích hợp hơn khi được tổ
chức bên ngoài như tại một khách sạn có sẵn các thiết bị, tiện nghi
cho việc họp. Trong trường hợp đó, thời gian bắt đầu họp sẽ được
quyết định theo thời gian các đại biểu cần để di chuyển tới địa điểm
họp. Ngoài ra, thời gian kết thúc cuộc họp cũng nên phù hợp để
thuận tiện nhất cho mọi người về nhà. Nếu có nhiều vị đại biểu
cần phải di chuyển một chặng đường xa để đến dự cuộc họp, có thể
bạn nên cân nhắc việc cung cấp chỗ nghỉ qua đêm cho họ vào đêm
ngày diễn ra cuộc họp. Như vậy có thể giúp xây dựng mối quan hệ
thân thiết giữa các đại biểu, đồng thời cho phép cuộc họp diễn ra
sớm và kết thúc vào thời gian phù hợp.
LÊN LỊCH TRÌNH HỌP
Để đảm bảo thành công cho cuộc họp, bạn cần có một mục đích và
chương trình rõ ràng. Chuẩn bị trước một danh sách nêu rõ các mục
tiêu cuộc họp cần đạt được và gửi tới tất cả các đại biểu – cùng với
thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp và danh
