sách các đại biểu tham dự. Như thế, những người tham gia cuộc họp
sẽ có thể chuẩn bị trước, nếu cần thiết, và ghi chép lại bất cứ nội
dung họ muốn thảo luận liên quan đến các nội dung trong lịch
trình họp. Bạn cũng có thể ước tính trước khoảng thời gian dành cho
mỗi nội dung họp trong tờ lịch trình, như vậy các đại biểu sẽ biết
được thời gian họ có thể đóng góp ý kiến cho cuộc họp. Lý tưởng
nhất là với những nội dung mang tính cấp thiết nên được đưa ra
ngay đầu chương trình để đảm bảo chúng được bàn bạc kỹ càng
trước khi hết giờ.
Bạn cũng có thể mời các vị đại biểu đóng góp thêm bất cứ vấn
đề/nội dung nào họ muốn thảo luận trong cuộc họp. Bằng cách
này, cuộc họp sẽ có sức thu hút hơn đối với các đại biểu, đồng thời
giảm thiểu nhu cầu “kéo dài” cuộc họp cho các vấn đề khác, làm
hỏng cuộc họp ngay cả khi đã được hoạch định hợp lý nhất.
CHUẨN BỊ ĐỊA ĐIỂM HỌP
Bạn nên có mặt ở địa điểm họp trước các vị đại biểu khác để đảm bảo
địa điểm họp được bố trí và sắp xếp phù hợp, và tất cả trang
thiết bị và tài liệu cần thiết được chuẩn bị đầy đủ. Nhìn chung,
số lượng người tham dự sẽ quyết định việc bố trí chỗ ngồi. Bạn có
thể sắp xếp ghế ngồi theo hàng, theo hình móng ngựa hoặc đơn
giản là một chiếc bàn dài ở ngay giữa phòng họp. Cho dù bạn chọn
kiểu bố trí nào thì vị trí của người chủ trì cuộc họp cũng rất quan
trọng. Tất cả những người tham dự cuộc họp phải có thể nhìn thấy
chủ tọa, cũng như bất kỳ công cụ minh họa hình ảnh nào được sử
dụng. Tất cả thiết bị điện và đèn cần được kiểm tra để đảm bảo
chúng hoạt động tốt, đồng thời các máy chiếu và bảng biểu cần
được đặt ở vị trí hợp lý.
