nhận ra được khi nào một đại biểu muốn bổ sung ý kiến cho cuộc
họp nhưng đang do dự. Chủ tọa cũng phải là người kích thích sự tranh
luận lành mạnh trong mỗi nội dung họp, để có nhiều ý kiến hơn
được đưa ra bàn bạc trước khi kết thúc một vấn đề. Các đại biểu
cũng nên được khuyến khích đặt câu hỏi để đảm bảo mọi người hiểu
đầy đủ về vấn đề đang được thảo luận trước khi chuyển qua nội
dung tiếp theo.
Dĩ nhiên, có thể sẽ có sự đối đầu giữa các đại biểu tranh luận về
cùng một vấn đề và nhiệm vụ của chủ tọa lúc này là đảm bảo dàn
xếp ổn thỏa mọi sự đối đầu và không để chúng ảnh hưởng quá lớn
tới chương trình họp. Nếu cần thiết, hãy chuyển sang nội dung
tiếp theo của cuộc họp và nếu có thể, thống nhất với các đại biểu
rằng sẽ có sự tìm hiểu chi tiết hơn về các vấn đề gây tranh cãi
sau khi cuộc họp kết thúc.
Sau khi mọi nội dung đã được thảo luận, cần tổng kết lại toàn bộ
nội dung họp và làm rõ các điểm nội dung cần được hành động. Chủ
tọa cũng chịu trách nhiệm đảm bảo các nội dung họp cần được ghi
chép đầy đủ và phân bổ các nhiệm vụ hợp lý. Nếu cần thiết, có
thể bố trí thời gian cho một buổi họp sâu hơn trước khi kết thúc
buổi họp này.
SAU CUỘC HỌP…
Các ghi chép về cuộc họp nên được bố cục lại thành một biên bản
họp rõ ràng và súc tích để gửi tới tất cả những người tham dự họp,
cũng như những người không thể có mặt tại buổi họp và các bên liên
quan khác. Cần nhấn mạnh tất cả hành động đã được nhất trí tại
cuộc họp cũng như nêu đích danh những người chịu trách nhiệm thực
hiện các hành động này trong biên bản họp. Chủ tọa cũng nên đảm
