Nếu cuộc họp được tổ chức ở địa điểm bên ngoài công ty, bạn nên
giới thiệu rõ bản thân với các nhân viên. Đảm bảo nước uống đã
được chuẩn bị, nếu có. Bạn cũng nên tìm hiểu trước về vị trí của
nhà vệ sinh cũng như các cửa thoát hiểm.
Chỉ khi thấy hài lòng với địa điểm bố trí cuộc họp thì bạn mới có
thể tạo ra một bầu không khí làm việc hiệu quả, bằng việc gặp gỡ và
chào mừng các đại biểu, tạo cho họ sự thoải mái khi họ đến tham dự
cuộc họp.
KHAI MẠC CUỘC HỌP
Lý tưởng nhất là cuộc họp nên được bắt đầu đúng giờ để đảm bảo
rằng bạn kiểm soát được sự kiện ngay từ đầu. Tuy nhiên, bạn có thể
lùi thời gian khai mạc muộn hơn một chút trong trường hợp một vị
đại biểu quan trọng nào đó phải đến muộn.
Bạn nên bắt đầu cuộc họp bằng việc giới thiệu về bản thân với
tư cách là chủ tọa cuộc họp và giới thiệu các thành phần tham dự
cuộc họp. Bạn cũng nên bày tỏ sự tiếc nuối tới những người không
thể tham gia cuộc họp. Nhắc lại mục đích của cuộc họp để chắc
chắn mọi người tập trung vào những mục tiêu bạn mong đạt được
sau cuộc họp. Tóm tắt ngắn gọn chương trình họp, nói rõ thời gian
giải lao có phục vụ đồ giải khát hay không và thời gian kết thúc
cuộc họp.
ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP
Vai trò của chủ tọa không chỉ là đảm bảo cuộc họp diễn ra theo đúng
lịch trình, mà còn khuyến khích tất cả đại biểu có những đóng góp
giá trị trong cuộc họp. Có thể một số người sẽ cảm thấy không thoải
mái khi lên tiếng trước đám đông, vì thế trách nhiệm của chủ tọa là
