3
KHI BẠN MUỐN THU XẾP THỜI GIAN
ĐỂ TRUYỀN ĐẠT MỘT CÁCH HIỆU
QUẢ
V
ấn đề không phải là thời gian, mà chính là độ ưu tiên.
Nói cách khác, thời gian mà bạn cần lúc nào cũng có sẵn. Câu hỏi đặt ra là liệu việc đó
có phải là mối ưu tiên cao của bạn hay không, so với mọi việc khác đang diễn ra.
Nếu bạn nghĩ việc ấy quan trọng, nó phải được đưa vào nhóm việc ưu tiên cao của
bạn. Bạn sẽ phải ghi vào lịch làm việc hoặc “danh sách những việc phải làm”.
Và bạn sẽ đạt được hiệu quả nhanh hơn, tốt hơn nếu cài đặt 3 lời nhắc cho nhóm ưu
tiên, chứ không phải một. Tôi sẽ giải thích.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ CÓ ĐƯỢC THỜI GIAN CẦN THIẾT
Những truyền đạt quan trọng đều gồm 3 giai đoạn: chuẩn bị, trình bày và theo dõi.
Tuy nhiên, mọi người thường chỉ ghi vào nhật ký một hoặc hai giai đoạn, như phần
trình bày (và đôi khi phần chuẩn bị).
Nhưng như vậy có nghĩa là sau đó bạn sẽ phải loay hoay để chen phần theo dõi công
việc (và thậm chí cả phần chuẩn bị) vào giữa các việc ưu tiên khác. Theo kinh nghiệm
của tôi, điều này sẽ khiến người ta:
Chỉ chuẩn bị vào phút chót (hoặc chẳng chuẩn bị gì cả)
Sau đó không theo dõi công việc gì cả hoặc theo dõi một cách không đến nơi đến
chốn.
Tình trạng này làm giảm xác suất thành công của bạn:
Chuẩn bị kém thường dẫn đến truyền đạt kém
