Quá trình ủ thông tin này nhằm giúp bạn cách xóa bỏ công việc ra khỏi tâm
trí ngay bây giờ và giúp bạn cảm thấy tin tưởng là mọi thứ được ghi nhớ sẽ
trở lại vào thời gian thích hợp. Tôi sẽ trình bày điều này chi tiết hơn trong
chương tiếp theo. Bây giờ, chỉ đặt hộp đựng trên từng công việc, dán nhãn
“có thể” hay “xem lại vào ngày 17 tháng 10”, và đặt chúng bên ngoài nhóm
“treo” mà bạn tích lũy cho sự phân loại sau này .
Tài liệu tham khảo
Những thứ bạn tiết lộ trong hệ thống thông tin không cần hành động nào
nhưng chúng có thể là những thông tin hữu ích cho các dự án và chủ đề.
Thật lý tưởng khi bạn đã lập ra hệ thống lập hồ sơ làm việc hiệu quả (xem
Chương 4) cho thông tin hỗ trợ và tài liệu tham khảo. Khi bạn xem xét tài
liệu trong hệ thống thông tin và email mà bạn muốn giữ lại vì mục đích hỗ
trợ hay lưu trữ, hãy lập hồ sơ cho chúng.
Bạn có thể khám phá ra có nhiều thứ linh tinh bạn muốn giữ lại đã chất
thành đống hoặc vứt bừa bãi trong ngăn kéo, bởi hệ thống tham khảo của
bạn quá cứng nhắc hoặc phức tạp. Tôi lưu ý rằng, trong chưa đầy 60 giây,
hệ thống lập hồ sơ tham khảo chung trong tầm tay bạn là yếu tố quan trọng
để thực thi đầy đủ phương pháp này. Trong thực tế, nếu bạn không lập hồ
sơ dễ dàng, vui vẻ và nhanh chóng thì thay cho việc sắp xếp, bạn sẽ chất
đống lại. Điều đó khiến việc xử lý công việc trở nên khó khăn hơn nhiều.
Bất cứ khi nào có tài liệu mà bạn muốn giữ lại, hãy dán nhãn cho nó, đặt
vào cặp đựng hồ sơ và xếp cặp đựng hồ sơ này vào ngăn đựng hồ sơ. Hoặc
bạn có thể đặt trong hộp quy định rồi hướng dẫn thư ký hoặc trợ lý làm.
Vào những ngày huấn luyện đầu tiên, tôi thường khuyên khách hàng quản
lý hàng đống thứ “cần lập hồ sơ”. Bây giờ thì không. Tôi khám phá ra rằng,
nếu bạn không đặt nó vào hệ thống hồ sơ ngay lập tức, bạn sẽ không bao
giờ làm công việc này. Nếu bạn không làm công việc đó bây giờ thì sau này
bạn cũng sẽ không làm.
