• Tài liệu tham khảo
Vật vô giá trị
Nếu bạn làm theo những hướng dẫn của tôi, bạn sẽ không còn nghi ngờ
việc bỏ đi tất cả những thứ linh tinh. Bạn dường như đặt rất nhiều tư liệu
vào hệ thống thông tin, gồm cả những thứ không còn cần nữa. Do vậy,
đừng ngạc nhiên nếu vẫn còn những thứ đáng vứt đi khi bạn xử lý công
việc.
Xử lý tất cả mọi thứ giúp bạn biết rõ hơn những gì bạn sẽ làm và không nên
làm. Giám đốc của một hiệp hội mà tôi làm việc cùng khám phá ra mình đã
tích lũy quá nhiều email − trên thực tế, ông rất ít khi trả lời một bức thư.
Ông nói với tôi, phương pháp của tôi giúp ông tuân theo “chế độ ăn kiêng
lành mạnh” với những gì đang làm dở dang.
Bạn sẽ đưa ra câu hỏi: “Có nên giữ lại tài liệu để sau này tham khảo
không?” Tôi có hai cách trả lời cho câu hỏi đó:
• Khi bạn không còn phân vân, hãy vứt chúng đi.
• Khi bạn còn phân vân, hãy giữ chúng lại.
Tùy bạn lựa chọn. Tôi nghĩ cả hai cách đều tốt. Bạn chỉ cần tin tưởng vào
trực giác của mình và tình trạng thực tế của văn phòng. Hầu hết mọi người
đều lo lắng về điều này bởi hệ thống của họ không có chức năng và hành
động rõ ràng. Nếu bạn tiến hành phân chia mọi thứ thành tài liệu tham
khảo, nguồn cung cấp và hành động được đòi hỏi, và nếu hệ thống tham
khảo của bạn đơn giản và hoạt động tốt, thì bạn có thể dễ dàng giữ lại nhiều
tài liệu. Khi không có hành động nào được đòi hỏi, thì chỉ còn vấn đề về
không gian làm việc và vấn đề hậu cần.
Các chuyên gia lập hồ sơ có thể cung cấp cho bạn nhiều hướng dẫn chi tiết
hơn tất cả những điều này. Và CPA của bạn có thể cung cấp thời gian biểu
