Sẽ thế nào nếu quả bóng nằm trên sân của người khác? Trong ví dụ về việc
đợi K-1 cuối cùng trở về để bạn nộp thuế ở trên, thì công việc tiếp theo đã
nằm trên sân của người khác. Trong những trường hợp đó, bạn sẽ muốn
theo dõi công việc như một công việc được giao cho người khác hoặc như
một công việc “chờ đợi”. Trên tờ giấy ghi là “Thu thuế”, hãy viết “Chờ K-1
trở về từ Acme Trust” và đặt nó vào đống tài liệu “treo” của bạn.
Việc ghi lại ngày tháng lên những tài liệu bạn làm rất quan trọng đối với
người khác. Trong mọi yếu tố của hệ thống cá nhân, đây là yếu tố quan
trọng nhất để kiểm soát công việc. Một vài lần, bạn sẽ thật sự muốn tham
khảo thông tin đó (“Nhưng tôi gọi điện và đặt lịch vào ngày 12 tháng 3”) sẽ
làm cho công việc đáng để giữ lại lâu dài.
Trì hoãn công việc
Hầu hết các hành động tiếp theo mà bạn quyết định đối với mọi thứ trong
hệ thống dường như đều do bạn thực hiện và sẽ mất hơn 2 phút để hoàn
thành. Bạn cần gọi điện cho một khách hàng; bạn mất một chút thời gian để
suy nghĩ và phác thảo một email với đồng nghiệp; bạn cần mua một món
quà cho em trai ở cửa hàng văn phòng phẩm; bạn cần tải một phần mềm ở
trên mạng; bạn cần nói chuyện với vợ/chồng về một khoản đầu tư − tất cả
những điều này chính là sự miêu tả đó.
Những hành động này sẽ được viết lại và sắp xếp vào nhóm thích hợp, để
bạn có thể dễ dàng tiếp cận khi cần. Bây giờ, hãy xếp các mẩu giấy đã viết
ra những hành động vào hệ thống thông tin và đặt chúng vào đống tài liệu
“treo” để được xử lý.
Công việc “treo” là những việc còn lại
Nếu bạn tuân theo những chỉ dẫn trong chương này, bạn sẽ bỏ đi rất nhiều
thứ, lập hồ sơ rất nhiều tài liệu, thực hiện nhiều hành động trong 2 phút và
giao cho người khác một lượng lớn công việc. Bạn cũng sẽ chất thành đống
