Bất kỳ sự lựa chọn nào cũng đem lại hiệu quả nhưng tôi sẽ đặt chúng theo
thứ tự ưu tiên từ cao xuống thấp. Gửi email thường là cách nhanh nhất
trong hệ thống vì nó tạo ra một hồ sơ điện tử và người nhận có thể giải
quyết lúc thuận tiện. Tiếp theo là những mẩu ghi chú bởi có thể đặt chúng
vào hệ thống thông tin ngay lập tức và người nhận có thể sử dụng chúng
như phương tiện nhắc nhở có tổ chức. Nếu bạn coi tài liệu giấy tờ là một
phần của công việc thì việc soạn ra những cuộc giao tiếp là cách tốt nhất để
thực hiện công việc đó. Như với email, người ta có thể giải quyết chúng
theo lịch trình làm việc của mình. Thư thoại có thể mang lại hiệu quả và
được nhiều chuyên gia sử dụng, song điều bất lợi là bạn và người nhận phải
thường xuyên theo dõi chúng và những gì bạn nói không phải lúc nào cũng
được lắng nghe; tiếp theo là để hạn chế sự giao tiếp trong danh sách tổ chức
hoặc trong cặp hồ sơ cho cuộc họp lần sau của bạn. Đôi khi điều này rất
cần thiết vì sự nhạy bén hay chi tiết của vấn đề, nhưng bạn phải đợi cho đến
khi cuộc họp diễn ra. Lựa chọn ít người thích nhất là ngắt quãng khi bạn và
đối tác đang bàn bạc về vấn đề. Điều này rất kịp thời nhưng lại cản trở
luồng công việc của bạn và cũng có điều bất lợi giống như thư thoại: hồ sơ
không được văn bản hóa.
Theo dõi công việc. Nếu bạn giao công việc cho người khác và nếu bạn
quan tâm đến kết quả của mọi thứ, thì bạn cần theo dõi công việc. Khi đọc
chương tiếp theo của cuốn sách này, về vấn đề tổ chức, bạn sẽ thấy một tiêu
đề rất ấn tượng là “Chờ đợi”.
Khi bạn phát triển hệ thống theo yêu cầu của bạn, rốt cuộc những gì bạn
theo dõi giống như một danh sách trong kế hoạch, trong cặp hồ sơ với
những tài liệu riêng biệt và danh sách được phân loại “Chờ đợi” trong phần
mềm. Bây giờ nếu bạn chưa lập được một hệ thống đang tin cậy, hãy viết
một mẩu ghi chú vào tờ giấy − “Chờ đợi: trả lời từ Bob” − và đặt nó vào
đống tài liệu “treo” riêng biệt.
