Hãy để tôi khảo sát kỹ hơn nguyên tắc 2 phút vì lúc này nó liên quan đến
cảm giác thoải mái của bạn trong việc trả lời email. Nếu bạn có nhiều
email, thì bạn sẽ cải thiện được năng suất của mình bằng cách tăng tốc độ
đánh máy và sử dụng các phím tắt trong hệ điều hành và phần mềm email
bạn sử dụng. Rất nhiều chuyên gia bị giảm hiệu suất làm việc nghiệm trọng
vì sử dụng chuột quá nhiều. Nhiều công việc được giải quyết nhanh hơn khi
kết hợp nguyên tắc 2 phút với kỹ năng máy tính được cải thiện. Tôi nhận
thấy nhiều giám đốc điều hành không gặp khó khăn với công nghệ, họ chỉ
đang gặp khó khăn với bàn phím của mình!
Giao việc cho người khác
Nếu công việc tiếp theo cần thực hiện mất nhiều hơn 2 phút, hãy tự hỏi:
“Mình có phải là người thích hợp nhất để làm công việc đó không?”. Nếu
không, hãy giao nó cho một người thích hợp theo cách thức tiến hành có hệ
thống.
Không thể trì hoãn mãi được. Bạn có thể quyết định: “Việc này phải
chuyển cho phòng dịch vụ khách hàng”, “Sếp cần để mắt tới việc này” hoặc
“Mình cần ý kiến của đối tác về vấn đề này”.
Một “cách thức tiến hành có hệ thống” có thể là:
• Gửi email đến khách hàng
• Viết một ghi chú và hướng dẫn ai đó cách thực hiện công việc
• Để lại thư thoại
• Bổ sung cuộc đàm thoại thực tế sắp tới của bạn với ai đó vào danh sách
• Nói chuyện với anh ấy/cô ấy qua điện thoại hay gặp trực tiếp
