Nếu công việc tiếp theo có thể được thực hiện trong 2 phút hoặc ít hơn, thì
bạn hãy làm nó. Nếu bản ghi nhớ chỉ đòi hỏi bạn đọc trong 30 giây và
nhanh chóng trả lời “có”, ”không” hoặc cách trả lời khác, thì bạn hãy tiến
hành công việc đó ngay. Nếu bạn có thể đọc lướt qua catalog trong một
hoặc hai phút để xem có gì thú vị không, thì hãy đọc lướt qua, sau đó vứt đi
hoặc giữ lại tham khảo khi cần. Nếu công việc tiếp theo là gửi một thông
điệp ngắn gọn cho một ai đó, bạn nên làm ngay.
Thậm chí, nếu đó không phải là công việc “ưu tiên hàng đầu”, hãy tiến
hành ngay nếu bạn đã từng làm nó rồi. Lý do chủ yếu của nguyên tắc 2
phút là có nhiều hoặc ít hơn điểm bắt đầu kéo dài thời gian lưu trữ công
việc hơn là giải quyết công việc ngay lần đầu tiên − nói cách khác, đó là
điểm giới hạn có hiệu quả. Nếu công việc không quá quan trọng, hãy bỏ
qua nó. Nếu công việc quan trọng và bạn có thể thực hiện nó vào một lúc
nào đó thì yếu tố hiệu quả sẽ phát huy.
Nhiều người nhận thấy thói quen thực hiện theo nguyên tắc 2 phút giúp cải
thiện đáng kể năng suất công việc của họ. Phó chủ tịch của một công ty
phần mềm lớn cho tôi biết, nó mang lại cho anh 1 giờ sáng suốt mỗi ngày!
Anh là một nhà quản lý công nghệ cao thường nhận 300 email mỗi ngày.
Phần lớn email đó là của những người đã tiếp xúc với anh. Họ cần anh để
mắt tới việc gì đó, lời nhận xét hay sự đồng ý của anh để công việc tiến
triển. Nhưng vì những bức thứ này không thuộc lĩnh vực mà anh quan tâm,
nên anh chỉ đặt chúng vào hệ thống thông tin và sẽ xem lại “sau này”. Sau
khi chất đống hàng nghìn bức thư, anh phải dành cả tuần để giải quyết
chúng. Công việc sẽ được giải quyết ổn thỏa nếu anh 26 tuổi, khi công việc
vẫn còn hấp dẫn đối với anh, nhưng bây giờ anh ta đã 30 tuổi và có con nhỏ
cần được chăm sóc. Làm việc suốt cả tuần là việc không còn có thể chấp
nhận được. Khi tập huấn cho anh, tôi đã xem qua 80 email trong hệ thống
thông tin của anh. Tôi thấy có nhiều email nên được xóa bỏ, vài email cần
được lập hồ sơ để tham khảo, còn nhiều email khác chỉ cần chưa đầy 2 phút
để trả lời. Một năm sau, tôi lại cùng kiểm tra với anh, và anh đã thay đổi!
