Anh không bao giờ để email chất thành núi trong hòm thư nữa. Anh nói
điều đó đã thay đổi bản chất công việc của mình, bởi nó giúp giảm đáng kể
thời gian trả lời thư.
Đó là một tặng phẩm tuyệt vời, nhưng nó là một lời chỉ dẫn về cách xử lý
những công việc đơn giản này, đặc biệt khi tốc độ và số lượng công việc
của bạn tăng lên.
Trên thực tế, 2 phút chỉ là một chỉ dẫn. Nếu bạn nối dài thời gian để xử lý
hệ thống thông tin, bạn có thể mở rộng giới hạn cho mỗi công việc từ 5 đến
10 phút. Nếu bạn muốn giải quyết nhanh chóng mọi công việc để có một
buổi chiều rảnh rỗi, bạn có thể rút ngắn thời gian xuống 1 phút hay thậm
chí 30 giây, vì vậy bạn có thể làm việc nhanh hơn.
Không phải là ý tưởng tồi khi bạn dành thời gian cho những việc như thế
trong khi bạn đã quen với tiến trình này. Hầu hết khách hàng tôi làm việc
cùng không ước tính được 2 phút là bao lâu, và họ đánh giá sai việc hành
động kéo dài thế nào. Ví dụ, nếu hành động của bạn là gửi thông điệp cho
ai đó, và bạn gọi trực tiếp cho họ thay cho việc trả lời email thì việc gọi
điện thường mất hơn 2 phút.
Không có gì cần theo dõi trong công việc 2 phút của bạn − bạn chỉ thực
hiện nó. Tuy nhiên, nếu bạn thực hiện một hành động nhưng không hoàn
thành công việc, thì bạn cần vạch ra công việc tiếp theo là gì và quản lý nó
theo cùng một tiêu chí. Ví dụ như, nếu bạn thay mực cho chiếc bút ưa thích
và nhận thấy mình không thể đổ đầy ống mực, thì bạn sẽ quyết định công
việc tiếp theo cho công việc này (“Mua một ống mực đầy ở cửa hàng”) và
làm việc đó hoặc giao nó cho người khác hay trì hoãn.
Gắn liền với nguyên tắc 2 phút và xem lượng công việc bạn làm được trong
quá trình xử lý toàn bộ hệ thống thông tin. Nhiều người rất ngạc nhiên bởi
lượng hành động có thể được làm trong 2 phút, gồm có cả những công việc
quan trọng nhất của họ hiện nay.
