của bạn, những danh sách được sắp xếp theo bối cảnh sẽ giúp bạn không
phải xem xét lại cần phải làm gì. Nếu bạn có hàng đống việc cần phải làm
trong danh sách những việc phải làm, nhưng bạn thật sự không thể làm
nhiều việc trong cùng một bối cảnh, bạn buộc phải xem xét lại tất cả những
việc đó.
Nếu bạn bị kẹt trong một vụ tắc nghẽn giao thông và hành động duy nhất
bạn có thể thực hiện được là gọi điện thoại, bạn sẽ chỉ muốn lấy ra danh
sách “Các cuộc điện thoại”. Danh sách các công việc của bạn được lấy ra
hay gấp lại tùy thuộc vào việc bạn có thể thực hiện việc gì trong thời điểm
xác định đó.
Lợi ích thực tế thứ hai từ việc sắp xếp tất cả công việc của bạn dựa trên yêu
cầu của bối cảnh là: tự nó thúc đẩy bạn ra các quyết định quan trọng về
những hành động tiếp theo đối với các nguồn dữ liệu. Tất cả các danh sách
công việc của tôi đều được thiết lập theo cách này, do đó, tôi có thể quyết
định ngay những hành động tiếp theo trước khi xác định danh sách nào có
thể chứa các hạng mục công việc (công việc này có phải sử dụng máy tính
không? điện thoại? hay lưu trữ vào kho?).
Tôi thường khuyến khích các khách hàng tự sắp xếp các nhóm danh sách
của họ trước khi xử lý giỏ thông tin, bởi điều đó tự động tạo ra nền tảng
cho các dự án của họ để tăng tốc với những công việc thực tế cần hoàn
thành.
Thời gian cho phép
Nhân tố thứ hai trong lựa chọn hành động là bạn có bao nhiêu thời gian
trước khi phải làm việc khác. Nếu cuộc họp sẽ tiến hành trong 10 phút nữa,
bạn có thể lựa chọn thực hiện một hành động ngay lập tức thay vì lựa chọn
một hành động phải mất hai tiếng mới giải quyết được.
