Tôi khuyên các bạn nên thường xuyên có một bản kiểm kê tóm tắt những
công việc phải thực hiện đòi hỏi trí thông minh và sự sáng tạo rất ít. Khi
bạn đang ở trong trạng thái năng lượng thấp, hãy làm những việc này. Đọc
các bài tạp chí, bài báo, catalog, cập nhật địa chỉ/số điện thoại vào máy
tính, dọn dẹp hồ sơ, sao lưu các tài liệu trong máy tính xách tay hay chỉ
tưới cây và cất cái dập ghim − dù sao cũng có hàng nghìn việc bạn phải mất
một chút thời gian xử lý.
Đây là một lý do hay nhất để có những giới hạn rõ ràng trong hệ thống
quản lý cá nhân của bạn: việc tiếp tục thực hiện các hoạt động cần năng
lượng thấp luôn dễ dàng hơn khi bạn không ở trong trạng thái năng lượng
đỉnh cao. Nếu bạn trong trạng thái năng lượng thấp và tài liệu thì bị xáo
trộn, những tờ hóa đơn rải khắp mọi nơi, hệ thống hồ sơ là một mớ hỗn độn
và giỏ thông tin đầu vào không hoạt động đúng chức năng, thì dường như
có quá nhiều việc để làm và tổ chức các nhiệm vụ trước mắt; vì vậy đơn
giản là bạn tránh không làm việc gì và sau đó, thậm chí bạn còn cảm thấy
tồi tệ hơn. Cách tốt nhất để tăng năng lượng là đóng lại một số nút thòng
lọng để mở của bạn. Hãy luôn đảm bảo rằng có một số nút thòng lọng dễ
xử lý để thực hiện ngay lập tức.
Ba tiêu chí đầu tiên trong việc lựa chọn hành động (bối cảnh, thời gian cho
phép, và năng lượng có sẵn) cho thấy sự cần thiết phải có một hệ thống
nhắc công việc tiếp theo hoàn chỉnh. Đôi khi bạn không thể ở trong trạng
thái để thực hiện công việc suy nghĩ; nó cần phải được thực hiện rồi. Nếu
nó đã được thực hiện, bạn có thể vận hành “trong khu vực của mình” nhiều
hơn và lựa chọn từ các hành động đã được phác thảo đó cho phù hợp với
tình hình.
Sự ưu tiên
Với bối cảnh, thời gian, năng lượng bạn có, tiêu chí rõ ràng tiếp theo trong
việc lựa chọn hành động là sự ưu tiên tương đối: “Trong các lựa chọn còn
lại của tôi, đâu là cái quan trọng nhất mà tôi phải thực hiện?”
