• Thực hiện những việc nảy sinh
• Xác định công việc
Bạn có thể thực hiện những công việc trong danh sách công việc, thực hiện
những việc nảy sinh hay xử lý các thông tin đầu vào để xác định công việc
nào cần được thực hiện, cả hiện tại lẫn sau này, từ danh sách của bạn.
Điều này hết sức bình thường. Nhưng nhiều người lại dễ dàng làm cho
mình bị kẹt trong loại công việc thứ hai − thực hiện những việc phát sinh
bất thường − khiến cho hai loại công việc kia bị trượt dốc rất nguy hiểm.
Giả sử bây giờ là 10 giờ 26 phút sáng thứ hai và bạn đang ở trong văn
phòng. Bạn vừa kết thúc một cuộc điện thoại không hẹn trước kéo dài 30
phút với một khách hàng tiềm năng. Bạn vội ghi lại những vấn đề được
thảo luận trong cuộc đàm thoại vào ba tờ giấy. Bạn có một cuộc họp đã
định trước với nhân viên vào lúc 11 giờ, tức là còn khoảng nửa tiếng nữa.
Tối hôm qua, bạn gặp bố mẹ vợ (chồng) và lúc này bạn vẫn còn một số suy
nghĩ về những điều xảy ra tối qua (bạn nói với bố vợ (chồng) rằng bạn sẽ
nói chuyện lại với ông về… vấn đề gì nhỉ?). Người trợ lý đã đặt trước mặt
bạn sáu tin nhắn qua điện thoại. Bạn có một phiên họp lập kế hoạch chiến
lược sẽ tiến hành trong hai ngày tới nhưng bạn chưa hề xây dựng ý tưởng
cho nó. Chiếc đèn báo dầu trong xe của bạn bật sáng khi bạn lái xe đi làm
sáng nay. Cũng sáng nay, khi bạn đi qua sếp ở hội trường, bà ấy nhắc bạn là
bà ấy muốn biết ý kiến của bạn về bản ghi nhớ (bà ấy gửi qua email cho
bạn hôm qua) vào trước cuộc họp chiều nay lúc 3 giờ.
Liệu hệ thống của bạn có được thiết lập để hỗ trợ tối đa cho việc giải quyết
những vấn đề thực tế trên vào lúc 10 giờ 26 phút sáng thứ hai? Nếu bạn vẫn
còn giữ các việc trong đầu và nếu bạn cố gắng “tóm” lấy những thứ quan
trọng nhất trong danh sách của bạn, thì câu trả lời là “không”.
