Tôi nhận thấy, mọi người thoải mái hơn khi giải quyết những việc bất ngờ
và khủng hoảng hơn là kiểm soát việc xử lý, tổ chức, tổng kết phần công
việc trong danh sách. Bạn rất dễ bị sa vào trạng thái “bận rộn” hay “khẩn
cấp”, nhất là khi bạn có rất nhiều công việc chưa được xử lý và hầu như
không kiểm soát được trên bàn làm việc, trong hòm thư điện tử và trong
đầu bạn.
Trên thực tế, trong công việc và cuộc sống của chúng ta xuất hiện nhiều
việc tình cờ và thường trở thành việc ưu tiên. Điều đó đúng với hầu hết các
chuyên gia vì bản chất công việc yêu cầu họ phải luôn sẵn sàng giải quyết
những công việc mới xuất hiện ở nhiều dạng thức khác nhau. Ví dụ, bạn
cần để ý đến sếp của bạn khi ông ta muốn gặp bạn vài phút. Bạn nhận được
một yêu cầu từ một giám đốc điều hành cao cấp và yêu cầu đó bỗng nhiên
chiếm chỗ của bất kỳ công việc nào bạn nghĩ sẽ phải làm ngày hôm nay.
Hoặc ví dụ khác, bạn nhận thấy một sai lầm nghiêm trọng trong việc hoàn
thành đơn đặt hàng của một khách hàng lớn, bạn phải xem xét lại nó ngay
lập tức.
Tất cả những lý do này đều có thể hiểu được. Nhưng cảm giác lo lắng sẽ
ngày càng tăng khi những công việc khác trong danh sách của bạn không
được chính bạn hay bạn và những người khác xem xét và thảo luận lại.
Việc thường xuyên không làm những việc đã xác định trong danh sách có
thể dung thứ được chỉ khi bạn biết được những điều mình không làm. Nó
yêu cầu xử lý thường xuyên giỏ thông tin đầu vào của bạn (xác định công
việc) và xem xét nhất quán toàn bộ danh sách công việc bạn đã định trước.
Nếu việc thực hiện những công việc mới nảy sinh thay cho thực hiện những
việc bạn đã định sẵn là một lựa chọn tỉnh táo, dựa vào những đòi hỏi tốt
nhất của bạn, thì bạn hãy thực hiện công việc đó theo cách tốt nhất có thể.
Tuy nhiên, hầu hết mọi người sẽ muốn làm theo những cách thức mà họ
quản lý và thảo luận lại với toàn bộ bản tóm tắt các dự án và công việc cần
thực hiện. Nếu bạn theo đuổi những việc cấp thiết trong chốc lát, mà không
