• Phác ra những điểm chính/thông tin chính trong tập tin đính kèm.
Vấn đề 3: Dài dòng
Ai là người chịu trách nhiệm về quá nhiều “đoạn hội thoại” dài dòng, quá
nhiều cuộc tranh luận mà không đưa ra kết luận?
Gợi ý:
• Hãy “tạo ra khuôn mẫu” cho những yêu cầu của bạn, nhờ đó mọi người có
thể kiểm tra hộp thư hoặc điền vào chỉ một từ hay một số.
• Khi bạn cần một vài chuyên gia kiểm tra văn bản, bao gồm số liệu hoặc
các đoạn trong nguyên tác, rồi thêm vào đó lời chú giải “chỉ những dòng
đánh số hoặc những đoạn văn trong câu hỏi”. Cần hạn chế các phần của văn
bản, và yêu cầu lời bình luận tương ứng trong khả năng chuyên môn của
mỗi người.
• Khi gửi văn bản dài, hãy kiểm soát ngay từ khi bắt đầu bằng cách lựa chọn
vài người nhận. Giới hạn quyền chỉnh sửa văn bản. Điều này làm giảm sự
dài dòng và giúp mọi người đưa ra nhận xét đầy đủ.
• Khi tiếp tục cuộc trao đổi của mình, và trọng tâm tranh luận thay đổi, bạn
hãy chắc chắn cập nhật chủ đề mới phản ánh tình trạng hiện tại.
TIẾNG NÓI THỰC SỰ
Đây là những điều mà Tiến sỹ Deb Smith-Hemphill tư vấn cho khách hàng
của mình về kiểm soát “chủ đề”:
Những nội dung dài thực sự tiêu tốn rất nhiều thời gian của bạn và theo tôi
thì email là một công cụ không thích hợp cho cuộc hội thoại này. Thay vào
đó chúng ta nên sử dụng một công cụ phổ biến thông qua Microsoft
Sharepoint hoặc Webex Connect. Bạn cần đặt tài liệu, dự án trên trang riêng
