với ý kiến của mình, và sau đó chỉ cung cấp đường dẫn cho những người có
tài liệu hay thông tin bạn cần. Thiết lập thời gian giới hạn cho thông tin, dữ
liệu và sử dụng khoảng trống để đáp ứng thảo luận các vấn đề của bạn. Do
đó sẽ không còn những email dài nữa và mọi người đều cảm thấy hết sức
thoải mái.
Một số gợi ý giúp bạn xác định rõ đề tài chủ đạo của email:
• Chú trọng vào những thông tin cốt lõi nhất.
• Thiết lập quyền sở hữu với bất kỳ “cuộc hội thoại” qua email dài nào. Hơn
nữa, bạn cần có trách nhiệm làm mới chủ đề định kỳ.
• Thiết lập chính sách. Một vài công ty đã ra quy định “Nếu bạn là người
thứ năm (thậm chí là thứ ba) nhận được email này với chủ đề phụ thì hãy
xóa tất cả mọi lời bình luận trong đó”.
• Nếu phần mềm của bạn tương đối cập nhập, bạn nên sử dụng một ứng
dụng “nén chủ đề” trong mục Tools. Nó có khả năng tìm và kết hợp các chủ
đề theo tiêu điểm.
Vấn đề 4: Thư rác
Chúng tôi vẫn không thể kiểm soát được hàng tá thư rác nhận được mỗi
ngày.
Gợi ý:
• Hầu hết tất cả các công ty đều cấm thư rác và thường xuyên theo dõi nó.
• Sử dụng các quy tắc phân loại trước trong Outlook để tránh những chủ đề
và người gửi không mong muốn.
