Gợi ý: Cách đơn giản nhất để xử lý vấn đề này với bất kỳ dự án nào là đặt
ra quy tắc kiểm tra lưu lượng email. Dưới đây là cách mà các nhà quản lý
dự án thực hiện:
• Thiết lập các giao thức truyền thông khi bạn đang cơ cấu lại các nguyên
tắc khác cho một dự án. Chẳng hạn thiết lập dòng chủ đề gì cho dự án tài
chính, kỹ thuật, quảng cáo hay những mảng khác nhau của dự án?
• Thiết lập một vài file dữ liệu: ghi rõ dưới một chủ đề liên quan, ví dụ:
Dự án X: Tài chính: Ngân sách năm 2009
Dự án X: Kỹ thuật: Vấn đề giao diện
Dự án X: Nhân sự: Gia công phần mềm sản xuất
Tiếp theo, với mỗi dòng chủ đề, bạn có thể thêm vào AR (Action Required
− Yêu cầu hành động), RR (Response Requested − Yêu cầu phản hồi) hoặc
NR (No Action Required − Không Yêu cầu hành động)
• Chỉ định một chuyên gia lĩnh vực (SME) để quản lý sự phân phối email
trong các tệp tin cụ thể.
• Xác định một số tiêu chuẩn “cần phải biết”. Sau đó các chuyên gia lĩnh
vực này sẽ chỉ chuyển tiếp thư đến những người mà họ cần phải biết. Họ sẽ
đăng thông tin về những quyền lợi chung lên một trang web chia sẻ dự án
như Webex, Sharepoint, v.v...
• Thống nhất không sử dụng “Reply all”.
• Xóa email nếu thấy chúng không phù hợp với chủ đề.
Vấn đề 7: Sự phiền toái của chức năng “Reply All”
