• Tránh sử dụng email có những thông điệp tiêu cực, gây tranh cãi. Khi phải
giải quyết một vấn đề nhạy cảm, bạn hãy nói chuyện riêng hoặc gọi điện, dù
nói chuyện hay im lặng thì mỗi bên cũng sẽ hiểu được phản ứng của nhau
mà biết nên xử trí như thế nào.
• Thiết lập chức năng kiểm tra để bạn có thể sửa lỗi chính tả. Dùng một số
từ như: “sai lầm”, “cẩu thả”, “mắc lỗi”, “bỏ bê” trong bất kỳ ngữ cảnh nào.
• Tham dự một lớp dạy viết email hiệu quả hoặc đọc một số cuốn sách hay
về chủ đề, ghi chép lại những điều tiếp thu được.
• Viết ra những mẫu email mà bạn cảm thấy hay nhất và đừng bao giờ tức
giận hoặc mệt mỏi. Nhờ đó, dần dần bạn sẽ tạo ra những cấu trúc đúng và
hợp lý. Sau đó, nếu cần thiết bạn hãy điền vào chi tiết.
• Khi bạn đã phác thảo ra được một email tốt theo một chủ đề khá phức tạp,
hãy lưu nó vào một thư mục đặc biệt của mình và đặt tên là “bài viết hay
nhất”. Hãy để nó ở nơi mà bạn có thể dễ dàng lấy, tái sử dụng và dùng nó
vào một ngày đẹp trời nào đấy.
Vấn đề 9: Việc sử dụng email gây ra vấn đề giao tiếp
Mọi người trong nhóm chúng tôi thường cô lập bản thân bằng cách sử dụng
email để thay thế cho giao tiếp cá nhân, thậm chí với cả những người thuộc
nhóm, phòng ban khác.
Gợi ý:
• Người ta sử dụng email vì nó nhanh chóng và thuận tiện nhưng bản thân
nó không thể xây dựng được mối quan hệ. Trừ khi bạn đang ở một châu lục
khác, hãy tập trung vào các mối liên hệ cá nhân.
