Rất nhiều người trong chúng ta nhấc máy và bắt đầu nói chuyện với suy
nghĩ đơn giản nhất là mình cần đề cập đến vấn đề gì đó. Điều này thật sự
lãng phí thời gian nếu bên kia cần phải “hỏi chúng ta” cho rõ ràng. Nếu họ
đủ thông minh để đẩy chúng ta đến với thư thoại, chúng ta rất có thể đưa ra
một tin nhắn khinh suất. Hầu hết chúng ta đều có kinh nghiệm khi người
gọi để lại một tin nhắn khó hiểu rồi gọi lại trong 1 phút và nói: “Lại là tôi
đây... ý tôi là”. Và rồi chúng ta chỉ biết cười trừ.
Không cho phép cuộc gọi nào trong Vùng Ưu tiên của bạn
Thật dễ dàng để thoát khỏi những chiếc bẫy thời gian liên quan đến điện
thoại nếu bạn sẵn sàng mở ra các thời điểm trong ngày để trực tiếp nhận
điện thoại, và điều khiển lưu lượng truy cập mọi lúc.
Trước tiên, hãy dự trữ Vùng Ưu tiên cho công việc ưu tiên của bạn. Hãy
tuyệt đối giữ khoảng thời gian này khỏi những cuộc điện thoại bằng cách sử
dụng hộp thư thoại để khoanh vùng. Sau đó, trong đệm liên lạc (xem
chương 5), bạn sẽ hướng dẫn những người gọi đến với những khoảng thời
gian trên.
Bây giờ bạn hãy xem xét một số phương pháp có hệ thống sử dụng những
cơ cấu truyền đạt thông minh để chế ngự những cuộc gọi ngẫu nhiên trong
khi đưa ra dịch vụ tốt nhất.
NÂNG CAO TÁC PHONG LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP
Làm theo những gợi ý dưới đây sẽ gia tăng hiệu quả cho cuộc gọi của bạn.
• Chuẩn bị những cuộc gọi đi. Không “lướt” các cuộc gọi của bạn. Ghi lại
các yêu cầu để tập trung xử lý vài việc cùng một lúc. Ngay cả khi bạn dùng
hộp thư thoại, yêu cầu của bạn phải hợp lý và đầy đủ.
