• Sử dụng lời chào cho hộp thư thoại. Giúp người gọi tiết kiệm thời gian
bằng cách đưa ra lời chào thông minh này: “Tôi là Mike. Xin để lại tên và
số điện thoại của bạn. Sau đó, hãy cho tôi biết bạn cần gì và tôi sẽ trả lời
bạn nhanh nhất có thể.”
• Quản lý những kỳ vọng đối với cuộc gọi lại. Bạn có thể nâng cao hình ảnh
dịch vụ của mình bằng cách giữ đúng lời hứa. Hãy cho người gọi biết họ có
thể mong chờ điều gì: bạn sẽ sớm trả lời hoặc có thể làm được bao nhiêu
cho họ vào ngày hôm nay (đặc biệt là những trường hợp công khai một tình
trạng khẩn cấp có thể làm cho mọi người lo lắng). “Tôi là Glenna Brent.
Hiện tôi không có ở văn phòng và sẽ trở lại sau 2 giờ chiều.”
• Vắng mặt nhưng vẫn giúp đỡ! Nếu bạn biết rằng người gọi sẽ gặp phải sự
chậm trễ, hãy tiếp tục lời chào và chuyển đến một người có thể giúp đỡ:
“Tôi sẽ gọi lại trước 2 giờ chiều. Đối với các trường hợp khẩn cấp, hãy gọi
cho Jerry Evans, tại Bộ phận Dịch vụ Mở rộng 6500.”
NHÀ ĐIỀU HÀNH CẤP CAO CẦN CÓ KHẢ NĂNG SÀNG LỌC
Nếu bạn là một nhà điều hành cấp cao, mối bận tâm của bạn là chiến lược:
Những quyết định bạn đưa ra sẽ gắn kết tổ chức với các cam kết chính trong
nhiều năm hoặc vài thập kỷ. Vì vậy, các cuộc gọi ngẫu nhiên phải được
sàng lọc, kiểm tra, ít nhất là một vài lần.
Ở cấp bậc của mình, bạn có thể làm việc với một trợ lý điều hành. Bạn
muốn dành bao nhiêu thời gian để kiểm tra các cuộc gọi và email của mình?
Một trợ lý giàu kinh nghiệm, có trình độ, tận tụy và nhã nhặn, quan tâm đến
các nhu cầu của người gọi trong 80% trường hợp, chỉ để lại các cuộc gọi
quan trọng và cấp bách nhất hoặc mang tính cá nhân cho người quản lý cấp
cao, trong những khoảng thời gian hợp lý.
