Hoãn lại. “Tôi cho rằng cô ấy muốn nói chuyện với anh. Khoảng 4h kém 15
chiều nay có được không ạ?”
Tiến hành nếu thiết yếu. “Để tôi thử hỏi cô ấy xem. Anh cứ giữ máy đó
nhé.”
Tại sao bạn nên quan tâm về sàng lọc, phân loại các cuộc gọi
Có thể bạn đang nghĩ: “Mình chẳng phải quản lý cấp cao. Mình không thể
chờ đợi có người sàng lọc, phân loại cuộc gọi cho mình được.” Với tư cách
một nhà quản lý cấp trung hoặc một chuyên gia, đó là sự thực; bạn sẽ khó
có cơ hội có được một người trợ lý lành nghề. Nhưng hãy thử xem xét điều
này: bạn có thể tìm đến một đồng nghiệp giúp đỡ bạn kiểm soát các cuộc
gọi, sử dụng kiểu nói chuyện mà những chuyên gia quản trị đã làm rất tốt.
Dịch vụ tốt giúp tiết kiệm thời gian
Những trợ lý điều hành có nhiều năm rèn luyện việc ước định và đánh giá
những cuộc gọi ưu tiên một cách đầy tự tin. Hãy chú ý đến cách Vicki
Farnsworth (trong phần Tiếng nói thực sự dưới đây) và những đồng nghiệp
của cô giải quyết công việc cho những nhóm điều hành cấp cao và bác sỹ
điều trị. Công nghệ đóng vai trò người phục vụ đắc lực, chứ không phải làm
chủ trong trường hợp này.
TIẾNG NÓI THỰC SỰ
Vicki Farnworth, Trợ lý điều hành của HealthAlliance Hospitals, Inc., có trụ
sở đặt tại Leominster, Massachusetts, đã nói với chúng tôi:
Trong việc xử lý những cuộc gọi, tôi sử dụng cả hộp thư thoại lẫn Chương
trình Quản lý cuộc gọi, nhờ đó có thể bao quát về việc ai đang gọi đến và
biết được liệu cuộc gọi có thể chờ được không. Tất nhiên là sẽ hữu ích nếu
tôi gọi lại đúng thời gian nhưng không cần thiết phải gọi lại ngay. Do lịch
