làm việc của những bác sỹ điều trị rất căng thẳng và nặng nề, các trợ lý đã
sử dụng chức năng cuộc gọi hội nghị (Conference calls) để lên lịch cho các
cuộc gặp gỡ, họp hành. Khi đã kết nối với trợ lý của mình, chúng tôi có thể
liếc qua tổng thể lịch làm việc của các ông chủ, với những khoảng thời gian
sẵn có. Điều này giúp tiết kiệm những khoảng thời gian phí phạm với
những bức email qua lại. Chúng tôi đã có được sự ăn khớp ngay tức thì.
CẢI THIỆN CÁC DỊCH VỤ TRỰC TIẾP HÀNG NGÀY
Ngày nay, các trợ lý điều hành cũng hiếm có khó tìm hệt như loài báo tuyết
vậy, và họ đang làm việc cho những nhà lãnh đạo hàng đầu, tuy nhiên bạn
có thể sắp xếp các nhân viên giúp kiểm soát cuộc gọi của nhau hàng ngày.
Có thể bạn luôn điên đầu khi bắt đầu mỗi tháng, trong khi áp lực của đồng
nghiệp đổ dồn vào cuối tháng. Nếu diễn ra một sự kiện bất ngờ (củng cố
một dự án hoặc buổi ra mắt giới thiệu một sản phẩm hay dịch vụ mới) bạn
có thể cần đến một “người kiểm soát trực tiếp”.
CẢNH BÁO: Nếu dựa vào những thiết bị gọi lại hoặc hòm thư thoại trong
suốt những thời điểm khó khăn bận rộn, bạn có thể khiến cho những khách
hàng chán nản của mình tăng cường nỗ lực, sử dụng liên tục cả điện thoại
lẫn email, cho đến khi bạn “đầu hàng” – hệ thống của bạn bị phá hủy. Hãy
lên kế hoạch cho những phương thức và cách tiếp cận hiệu quả hơn. Rất
nhiều những sự cải thiện nhỏ gộp lại sẽ giúp bạn thành công.
Tiết kiệm thời gian cho cả hai bên
Khi bạn thiết lập những phân đoạn thời gian để trực tiếp xử lý các cuộc gọi,
hãy đảm bảo sự ngắn gọn, lịch sự và nhã nhặn. Trung bình một cuộc gọi
tiêu tốn khoảng 6 phút, và hầu như ai cũng nhận ra rằng họ có thể giải quyết
được một cuộc gọi đến trong vòng 2 phút nếu năng suất hơn, bằng việc đặt
chuông báo ngay từ khi bắt đầu cuộc gọi.
