Điều quan trọng nhất trong một cuộc điện thoại là câu mở đầu. Nó sẽ quyết
định giọng điệu trong cả công việc lẫn nói chuyện phiếm. Do hầu hết mọi
người đều có xu hướng trả lời các câu hỏi, bạn có thể vin vào đó để tiết
kiệm thời gian. Trước tiên – nếu bạn đang nhận điện thoại – hãy mở đầu với
một câu hỏi thích hợp. Đừng mở đầu cuộc điện thoại với câu hỏi như: “Xin
chào Louise, thời tiết hôm nay ở Seattle như thế nào?”
Thay vào đó, hãy mở đầu trực tiếp hơn bằng câu hỏi: “Chào Louise. Tôi là
Jeff đây. Dù biết là chị đang bận rộn nhưng tôi vẫn có một câu hỏi nhanh về
bản hợp đồng Rialto, được chứ?”
Theo cách này, ngay cả khi Louise đang thích tán chuyện phiếm, thì trước
hết cô ấy cũng sẽ tập trung vào bản hợp đồng. Nếu sau đó bạn quyết định
nói chuyện bình thường về chuyện gia đình hoặc thời tiết, hãy làm cho cuộc
trò chuyện mang tính hai chiều, thăm hỏi lẫn nhau.
Tương tự, nếu bạn nhận được một cuộc gọi về công việc, đầu tiên hãy đáp
lại về công việc. Đừng nói, “Rất vui được nghe giọng anh Chuck, kỳ nghỉ
của anh như thế nào?”
Thay vào đó hãy nói: “Thật vui khi nghe thấy giọng nói của anh, Chuck, tôi
có thể giúp gì cho anh?”
Sử dụng những lời chào đầy sức mạnh của hộp thư thoại
Khi tổ chức một chuỗi các cuộc hội thảo về những công việc ưu tiên tại
NASA Houston, chúng tôi cần gọi cho một nhà quản lý Chất lượng và Độ
tin cậy (một nhà lãnh đạo đáng ngưỡng mộ luôn biết cách làm thế nào để có
thể chú trọng và tập trung vào nhóm của mình.)
Trước đây tôi chưa bao giờ gọi cho ông, và lời chào từ thư thoại của ông đã
khiến tôi bất ngờ: “Chào buổi sáng”, ông mở đầu với một giọng điệu hài
