Dưới đây là một ví dụ về quá trình sàng lọc, được thực hiện bởi một trợ lý
chuyên nghiệp.
Trong văn phòng của Giám đốc tài chính Laura Jackson, điện thoại đổ
chuông và một người lạ yêu cầu gặp Laura. Người trợ lý bắt đầu kiểm tra:
“Tôi là trợ lý của Laura Jackson. Hiện cô ấy không có ở văn phòng, nhưng
đã yêu cầu tôi giúp đỡ anh, vì vậy anh sẽ không phải lo lắng về sự chậm trễ
nữa.”
Vào lúc đó, nhiều người gọi bắt đầu làm việc với người trợ lý ngay lập tức.
Nếu bây giờ người trợ lý có thể giúp đỡ, người gọi dễ dàng chấp nhận sự
giúp đỡ trong những lần gọi tiếp theo, và nó sẽ không ngừng giúp tiết kiệm
thời gian.
Ngược lại, họ cũng có thể yêu cầu: “Không, tôi muốn nói chuyện trực tiếp
với Laura.”
Khi đó, người trợ lý đề nghị: “Chắc chắn cô ấy sẽ gọi lại cho anh sau 3 giờ
chiều.” Lúc này, người gọi ít có sự lựa chọn nhưng sẽ để lại thông tin “cuộc
gọi lại”. Sau đó, người trợ lý hỏi: “Tôi có thể ghi lại một số thông tin ngắn
gọn về những gì anh cần để cô ấy có thể trả lời anh khi gọi lại không?”.
Khi người trợ lý thông minh sắc sảo biết được người gọi đến yêu cầu điều
gì, cô ấy có một vài lựa chọn như sau:
Xử lý thông tin. “Có lẽ tôi biết bản báo cáo anh đề cập đến. Anh có thể giữ
máy trong khi tôi tìm lại nó? Tôi có thể giúp anh.”
Chuyển cuộc gọi. “Thực sự thì vấn đề Lợi tức hàng năm đang được xử lý.
Anh có muốn tôi chuyển máy không? Tôi sẽ cung cấp một số thông tin anh
cần.”
