dự án vì sự chú ý của chúng ta chuyển sang dự án kế tiếp), hãy tạo cho
mình một quy tắc rõ ràng − đó là bỏ qua mọi phiền nhiễu xung quanh để
hoàn thành những nhiệm vụ hiện tại.
Từ bỏ nỗi khiếp sợ trong “ngăn bàn”
Với lòng quyết tâm, bạn có thể nhanh chóng dọn dẹp giấy tờ của mình.
Nhưng bạn thường giữ lại những giấy tờ bắt buộc phải suy nghĩ, tham vấn
hoặc quyết định. Vì thế một lúc nào đó có lẽ bạn đã đúng khi giữ lại những
giấy tờ “chưa được xử lý”, nhưng không nên giữ nó lại trong ngăn bàn hay
trên mặt bàn.
Hãy thử hình dung điều này: Hầu hết những ngăn giữ giấy tờ trong một tập
nằm ngang chứ không phải là một hồ sơ. Khi giấy tờ chất thành đống,
những giấy tờ ở gần cuối sẽ bị vùi lấp. Để tìm được chúng, bạn phải lật qua
tất cả những giấy tờ trên đầu. Khi lật, bạn thường chú ý đến những tiêu đề
và xem nên làm gì với chúng. Mỗi lần như vậy sẽ “vắt kiệt” sự tập trung và
năng lượng của bạn dành cho việc tìm kiếm giấy tờ thực sự mà bạn cần.
Xếp giấy tờ theo chiều dọc
Loại bỏ những ngăn trong ngăn bàn và xếp giấy tờ theo chiều dọc. Hãy để
giấy tờ tuần này trong những danh mục theo chủ đề vào những hộp dữ liệu
đặt trên mặt bàn của bạn. Khi muốn tìm kiếm một vài mục, bạn sẽ lật từ
trước ra sau chứ không phải từ trên xuống dưới. Vì bạn thực sự không thể
nhìn hay đọc được những giấy tờ cạnh những thư mục, đừng phí thời gian
tìm đến những mục bạn cần. Nếu bạn đánh dấu các thư mục giấy tờ theo số
hoặc chữ cái, bạn sẽ đến thẳng những mục bạn muốn tìm.
Chuyển đổi giấy tờ thành dữ liệu
Một vài công ty tiến bộ bảo đảm giấy tờ một cách nghiêm túc. Một số thì
chuyển đổi giấy tờ sang dữ liệu điện tử trong vòng một giờ. Bạn có thể tự
