những dữ liệu đính kèm có xu hướng lưu hành rộng rãi mà không cần biết
chúng có cần thiết hay không. Tất cả những dữ liệu đó phải được sao lưu
trong thiết bị lưu trữ như ổ đĩa, đĩa, bộ nhớ, rất thuận tiện nhưng không
miễn phí.
Dữ liệu đến gửi trực tiếp cho các chuyên gia
Tất nhiên, bạn có thể giao phó toàn bộ các vấn đề cho những chuyên gia
trong số nhân viên của mình. Trong trường hợp đó, bạn cần phải chỉ dẫn
cho những người cung cấp dữ liệu rằng mọi yêu cầu của họ nên được trực
tiếp đưa ra với người bạn giao phó. Họ hy vọng thông điệp đó sẽ được nhắc
lại từ một đến hai lần. Mọi người thường dựa vào những thói quen của họ
nhưng bạn cần thoải mái để giải quyết những tài liệu quan trọng.
Giải quyết những dữ liệu chuyển đến chỉ một lần?
Đối với những giấy tờ đơn giản, chúng ta đồng ý với việc “chỉ xử lý giấy tờ
một lần”. Nhưng không phải mọi giấy tờ đều đơn giản. Một số tài liệu cần
phải phân tích, thảo luận, thương lượng và sửa lại nhiều lần trước khi nó
được “niêm phong” lại. Mặc dù luôn muốn tài liệu trở nên hoàn hảo hết sức
có thể, nhưng cũng không nên biến nó thành gánh nặng. Đây là cách xử lý
văn bản khác của ông chủ đầu tiên của Pat, chủ tịch một công ty đào tạo ở
Boston. Ông ấy ghi lại những phản ứng của mình vào phần lề của các bức
thư đến và kế hoạch đề xuất. “Thuyết tiết kiệm thời gian” của ông như sau:
Không bao giờ đọc một bản ghi nhớ hay đề xuất hai lần. Chỉ ghi lại ý và
câu trả lời của bạn một lần. Sau đó − ngay cả khi phải ấp ủ quyết định của
mình trong nhiều giờ hay nhiều ngày, bạn cũng không cần phải đọc lại bản
gốc một lần nữa mà hãy sẵn sàng chuyển sang phần khác.
Lợi ích gia tăng là gì? Đội ngũ nhân viên có thể luôn theo sát được những
yêu cầu của ông ấy. Họ học được rất nhiều điều về việc đưa ra quyết định
