cần phải ghi nhớ mỗi lần giao dịch, trao đổi.
3. Ngắn gọn. Hướng tới sự đơn giản, ghi nhớ đầy đủ, rõ ràng và lịch sự.
4. Không nên kết thúc một cách nhàm chán như “Đừng do dự mà đặt ra bất
kỳ câu hỏi nào.” Vì ngày nay, những người kinh doanh là bất cứ điều gì
ngoại trừ tính do dự.
5. Tái sử dụng một số cụm từ. Việc tự viết ra một đoạn văn hay sẽ làm bạn
bất ngờ với bản thân. Sau đó, hãy giữ lại một tài liệu lưu những bài mẫu của
bạn. Khi bạn cảm thấy quá nhàm chán và mệt mỏi để có thể viết ra một câu
văn trau chuốt thì hãy biến đổi chúng phù hợp với những gì bạn cần.
Tái sử dụng mẫu báo cáo thường xuyên
Bạn hãy xây dựng những bản mẫu tiêu chuẩn cho những báo cáo thường
xuyên. Sau đó, sắp xếp và ổn định chúng. Người đọc sẽ vô cùng khoái chí
khi tìm thấy cùng một thông tin trong những bản báo cáo định kỳ.
Cuối cùng, để giảm bớt gánh nặng cho người đọc, bạn nên thay thế những
đoạn văn rườm rà với bảng biểu, bảng tính hoặc danh sách kiểm tra để độc
giả có thể nắm bắt thông tin ngay lập tức. Bạn hãy xem mình có lãng phí
công sức và thời gian vào công việc thường ngày như chuẩn bị báo cáo lặp
đi lặp lại hàng tuần nhưng lại gửi chậm. Nếu bạn chưa bao giờ làm điều đó
thì hãy xem bản thân mất bao nhiêu thời gian trước khi ai đó yêu cầu bạn
làm những việc như thế.
TỰ ĐÁNH GIÁ
Làm thế nào bạn có thể thoát khỏi những cái bẫy thông tin và thủ tục giấy
tờ? Hãy đánh giá điều đó dựa trên những câu hỏi dưới đây, lặp lại trong
vòng 30 ngày kể từ bây giờ. Chỉ cần trả lời Có/Không.
