Trong vòng hai tuần, công cuộc “ghi chép thời gian” cho thấy số lần nói
chuyện của họ đã giảm xuống còn 30 phút mỗi ngày, và với nội dung phong
phú hơn rất nhiều.
Tiếp theo, họ đồng ý cho phép mỗi người có những khoảng thời gian “đóng
cửa” khi họ có thể thực hiện những công việc ưu tiên mà không bị làm
phiền. Họ sớm quản lý được hơn 50% các vấn đề và sẵn sàng cho các quyết
định.
Sau đó các đơn vị và phòng ban nhận ra rằng họ đã có được các yêu cầu và
những câu trả lời nhanh chóng hơn vì ban điều hành đã cấm những cuộc trò
chuyện “vu vơ”.
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể hoặc đồ họa để báo hiệu sự kết thúc
Nếu một người đến thăm bạn vì một lý do xác đáng, hãy bớt thời gian trò
chuyện với họ. Bạn có thể đứng dậy như một dấu hiệu báo “đã hết thời gian
trao đổi”. Hoặc bắt đầu chuyển từ một tư thế dễ chịu sang tư thế bồn chồn,
lóng ngóng khi đứng dậy và nói: “Bây giờ hãy nói về phần cuối cùng trước
khi bạn đi”, hoặc “Cảm ơn vì đã cho tôi biết điều đó. Tôi sẽ xem xét nó,
nhưng bây giờ tôi cần…”
Nếu vị khách làm gián đoạn bạn vẫn khăng khăng với mẩu chuyện khác,
bạn có thể nói: “Tôi rất muốn nghe nhiều hơn về việc đó, nhưng chúng ta có
thể tiếp tục sau giờ làm được không? Hiện giờ tôi đang phải xử lý một cuộc
gọi của khách hàng.”
Kế hoạch hàng ngày được soạn thảo và dán lên bảng dự án của bạn lúc này
có thể trở thành đồng minh tốt của bạn. Bạn có thể chỉ vào kế hoạch đó
trong khi tiễn vị khách của bạn ra về.
Chặn đứng họ ngay từ khi bắt đầu: Nếu bạn thấy một người thích trình bày
dài dòng, hãy rời khỏi chỗ làm việc, chào đón vị khách và đề nghị anh ta đi
