1. Sử dụng biện pháp đơn giản nhất: Google
Docs và sharing (chia sẻ)
- Bạn tạo một file Excel trên máy theo cấu trúc thông tin như đã nêu ở
trên.
- Với tư cách là trưởng phòng kinh doanh hoặc quản lý, bạn là người có
quyền cao nhất đối với việc quản lý file đó.
- Bạn vào Google Documents và chọn Upload để tải file đó lên.
- Sau khi hoàn thành việc tải lên, bạn mở file vừa tải và chọn Share như
hình 22.1.
- Một cửa sổ hiện ra cho phép bạn gõ tên hoặc email của người bạn
muốn chia sẻ file đó, trong trường hợp này là email của nhân viên kinh
doanh. Bạn có thể chọn Can edit (cho phép chỉnh sửa) và Can view (cho
phép xem, không cho sửa), sau đó chọn Share để Google Docs gửi lời mời
cho nhân viên kinh doanh của bạn (Hình 22.2).
Hình 21:
Sử dụng Google Docs để tải file lên.
Để đảm bảo an toàn, ngay cả khi sử dụng email miễn phí như gmail, bạn
cũng
nên
xây
dựng
thành
hệ
thống,
ví
dụ:
[email protected] (ABC là tên công ty bạn) và khi nhân viên rời
bỏ công ty, bạn có quyền yêu cầu lấy lại email đó.
- Sau khi chia sẻ file, bạn có thể giám sát ai đang làm gì trên file đó và
nên tạo cho mọi nhân viên kinh doanh thói quen nhập tên tuổi và địa chỉ
