có một nhiệm vụ cụ thể. Có thể có những khối thời gian để nghỉ trưa hoặc
thư giãn. Để rõ ràng, độ dài tối thiểu của một khối nên là 30 phút. Điều này
có nghĩa là, thay vì có một khung nhỏ dành riêng cho mọi hoạt động nhỏ
trong ngày – trả lời email của sếp, gửi biểu mẫu bồi hoàn, hỏi Carl về báo
cáo – bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ tương tự thành các khối công việc
chung hơn. Trong trường hợp này, bạn có thể kẻ đường thẳng nối từ khung
nhiệm vụ ra phía ngoài tay phải của trang giấy để liệt kê toàn bộ các tác vụ
nhỏ mà bạn dự định thực hiện trong khối đó.
Khi lập kế hoạch theo ngày, bạn không được bỏ qua bất kỳ phút nào. Theo
đó, mỗi phút trong ngày làm việc đều được dành cho nhiệm vụ nào đó. Giờ
thì hãy để lịch trình này dẫn dắt bạn đi qua một ngày làm việc.
Dĩ nhiên, hầu hết mọi người sẽ bắt đầu gặp rắc rối lúc này. Có hai vấn đề có
thể (và rất có khả năng) chệch hướng khỏi lịch trình của bạn khi ngày mới
bắt đầu diễn ra. Vấn đề thứ nhất là bạn ước tính nhầm. Ví dụ, bạn có thể
dành hai tiếng để viết một thông cáo báo chí, nhưng trên thực tế, bạn lại
mất hai tiếng rưỡi. Vấn đề thứ hai là bạn sẽ bị gián đoạn và các nhiệm vụ
mới sẽ bất ngờ xuất hiện. Những sự kiện này sẽ khiến lịch trình của bạn đổ
bể.
Không sao cả. Nếu lịch trình của bạn bị gián đoạn, bạn nên dành vài phút
ngay sau đó để sửa đổi quãng thời gian còn lại trong ngày. Bạn có thể
chuyển sang một trang mới hay xóa và vẽ lại các khối. Hoặc hãy làm như
tôi: Bỏ qua các khối cho phần còn lại trong ngày và tạo các khối mới ở bên
phải các khối cũ trên trang đó. (Tôi đã vẽ các khối khá hẹp để còn chỗ
trống cho việc sửa đổi.) Vào một số ngày, bạn có thể phải điều chỉnh lại
lịch trình của mình 5-6 lần. Đừng nao núng nếu điều này xảy ra. Mục tiêu
của bạn không phải là gắn chặt vào một lịch trình nhất định bằng mọi giá;
mà là cẩn trọng hết mức có thể với những gì bạn đang làm với thời gian của
mình – dù bạn có phải thực hiện nhiều lần quyết định này đi chăng nữa.
