Nếu bạn thấy việc phải sửa đổi lịch trình quá nhiều khiến bạn quá tải, tôi sẽ
đưa ra một vài chiến thuật giúp mang lại sự ổn định hơn. Trước hết, bạn
nên nhận ra rằng gần như chắc chắn, bạn sẽ luôn đánh giá thấp khoảng thời
gian cần thiết cho hầu hết mọi việc. Khi mới hình thành thói quen này,
chúng ta có xu hướng sử dụng lịch trình của mình như là một bản mô
phỏng những việc thích làm – kịch bản tối ưu cho một ngày. Qua thời gian,
hãy cố gắng dự đoán một cách chính xác (nếu không cũng phải thận trọng
một chút) thời gian cần thiết cho các nhiệm vụ.
Chiến thuật hữu ích thứ hai là sử dụng các khối dự phòng. Nếu bạn không
chắc chắn một hoạt động cụ thể sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành,
hãy khoanh vùng khoảng thời gian dự kiến, tiếp sau đó, vẽ thêm một khung
bổ sung với mục đích phân chia (hoặc dành cho việc này, hoặc dành cho
việc khác). Nếu cần thêm thời gian cho hoạt động này, hãy sử dụng khung
bổ sung này để tiếp tục làm việc đó. Tuy nhiên, nếu hoàn thành việc đó
đúng giờ, hãy dành khung đó cho hoạt động thay thế (ví dụ, một số nhiệm
vụ không cấp bách). Điều này cho phép những việc bất ngờ trong ngày
không khiến bạn phải thay đổi lịch trình trên giấy. Ví dụ, trở lại trường hợp
viết thông cáo báo chí, bạn có thể lên lịch hai tiếng để viết thông cáo báo
chí, nhưng hãy kèm thêm một khối thời gian khoảng một tiếng nữa để bạn
có thể tiếp tục viết thông cáo báo chí vào thời gian này nếu cần, còn nếu
không, bạn có thể xử lý e-mail.
Chiến thuật thứ ba là linh hoạt trong việc sử dụng các khối nhiệm vụ. Triển
khai nhiều khối nhiệm vụ trong cả ngày và dành những khoảng thời gian
dài hơn mức yêu cầu để đảm bảo xử lý các tác vụ đã định vào buổi sáng.
Có rất nhiều việc bất ngờ xảy ra trong một ngày làm việc điển hình của
người lao động trí óc: Hãy luôn chuẩn bị sẵn các khối thời gian để giải
quyết những tình huống đột xuất này giúp mọi thứ hoạt động thông suốt.
Trước khi để bạn áp dụng chiến lược này vào thực tế, tôi nên giải quyết một
vấn đề thường gặp nữa. Theo kinh nghiệm của tôi, khi giới thiệu giá trị của
